Internationaal verzenden: de complete gids

2. Kies een vervoerder voor je zendingen

Je klant heeft betaald en nu is het tijd om het pakket te verzenden. Maar door de stijgende verzendkosten, moet je bij het kiezen van een vervoerder opletten dat je een goede balans biedt tussen bezorgkosten en snelheid.

Natuurlijk willen klanten dat het artikel er zo snel mogelijk is – en al helemaal als ze ervoor betalen. Het onderzoeken van de klantverwachtingen in jouw doelmarkt, zal je helpen met het afbakenen van de opties.

Jouw ideale internationale verzendmethode kan sterk afhangen van je producten en de verwachtingen van jouw klanten. Als je de verzendmethoden niet zorgvuldig overweegt, kun je te veel uitgeven of belangrijke extra’s over het hoofd zien, zoals een goede tracking, expreslevering of dagspecifieke levering.

Over het algemeen zijn er drie verzendmethoden:

• Postdiensten
• Vervoerders
• Vrachtvervoerders

Laten we ze nader bekijken.

1. Postdiensten

Postdiensten verbinden zich met lokale partners om je pakketten te bezorgen.

Voordelen: Goedkoper en over het algemeen meer vertrouwd door klanten.
Nadelen: Het pakket moet van een andere vervoerder worden overgedragen zodra het de grens over is. Er is minder controle en zichtbaarheid met tracking en claims kunnen langer duren.

2. Vervoerders

Je kunt ook gebruikmaken van internationale vervoerders met netwerken over de hele wereld zoals DHL, DPD en UPS.

Voordelen: Expresvervoerders als deze hebben sterke internationale netwerken, dus het is makkelijker om je bestellingen te volgen.

Nadelen: Ze zijn over het algemeen duurder, wat de kosten voor je klant verhoogt.

3. Expediteur (freight forwarder)

Een expediteur is een tussenpersoon die bemiddelt tussen jou (de verzender) en de vervoerder.

Voordelen: Een expediteur vermindert de rompslomp en biedt een complete oplossing.
Nadelen: De kosten kunnen hoger zijn dan wanneer je rechtstreeks met de vervoerder samenwerkt en je relatie is met de tussenpersoon, niet met de vervoerder.

Welke partij je kiest voor je verzendingen, hangt af van verschillende factoren, waaronder verzendtijd, betrouwbaarheid, tracking en andere mogelijkheden. Je keuzes moeten worden afgestemd op de wensen en verwachtingen van je klanten.

Vraag jezelf bij het kiezen vooral af: Heb ik er vertrouwen in dat het bedrijf mijn pakket snel en veilig genoeg bij de klant kan krijgen tegen een prijs die ik bereid ben te betalen?

De verzendkosten berekenen voor het buitenland

Zodra je hebt bepaald welke producten je gaat verzenden, waar ze naartoe gaan en wie verantwoordelijk is voor de levering, kun je de verzendkosten berekenen.

De kosten van een internationale verzending wordt beïnvloed door verschillende factoren, waaronder tarieven en belastingen, de waarde van het pakket, de brandstofkosten, de verzendmethode (lucht, land of zee) en snelheid, de afstand, het gewicht en afmetingen, een verzekering en de verpakking.

De meeste bedrijven en merken bieden verzendgroepen aan om het klanten gemakkelijk te maken.

Zo kunnen pakketten worden ingedeeld naar grootte:

• Kleine artikelen kosten € 5 om te verzenden
• Middelgrote artikelen kosten € 10 om te verzenden
• Grote artikelen kosten € 20 om te verzenden

Het gebruik van deze groepen maakt het makkelijker voor klanten om de totale kosten te berekenen.

Wat duidelijk is, is dat klanten hun product zo goedkoop mogelijk willen. Dus als onderneming moet je er alles aan doen om de verzendkosten zo laag mogelijk te houden. Dit kun je doen door te onderhandelen over kortingen voor bulkverzending.

Hoe succesvol je hierin bent, hangt af van je omvang. In de meeste gevallen geldt: hoe groter je onderneming (en hoe meer pakketten je verstuurt), hoe groter de korting die je kunt bedingen.

Gelukkig kun je als kleinere onderneming ook profiteren van schaalvoordelen door bijvoorbeeld samen te werken met verzendplatforms zoals die van Sendcloud. Wij gebruiken onze schaal en omvang om onze bulkkortingen en voorkeurstarieven aan jou door te berekenen.

Op deze manier kun je toegang krijgen tot een eenvoudige, kosteneffectieve oplossing, waardoor jij je aandacht kunt richten op waar het voor jou om draait – tevreden klanten.

3. Begrijp de wetgeving

Er zijn strenge controles op goederen die de grens overgaan. Er zijn goederen die compleet verboden zijn (die in geen geval mogen worden verzonden), goederen waarvoor beperkingen gelden (bijvoorbeeld hout dat onder het CITES-verdrag valt) en goederen die duidelijk moeten worden gelabeld (bijvoorbeeld goederen die lithium-ionbatterijen bevatten).

Als e-commerce ondernemer is het jouw verantwoordelijkheid om te begrijpen wat je wel en niet kunt verzenden en alle relevante formulieren in te vullen. Verzeker jezelf er dus van dat je aan alle verzendvereisten voldoet.

Wat zijn verboden artikelen?

Elk land en elke vervoerder heeft andere regels over wat wel en niet mag worden verzonden. Je moet dus grondig onderzoek doen voordat je een markt betreedt of een koerier gebruikt.

Over het algemeen mag je deze producten niet internationaal verzenden:

• Spuitbussen
• Alcoholische dranken
• Sigaretten
• Bederfelijke goederen
• Benzine of olie
• Nagellak
• Parfum en aftershave
• Gif
• Aanstekers
• Brandblussers
• Gasmaskers
• Loterij tickets
• Ruwe diamanten
• Beschadigde batterijen
• Magneten

Houd er bovendien rekening mee dat vervoerders steekproefsgewijs controleren op pakketten die er verdacht uitzien. Ze inspecteren pakketten die:

• Beschadigd of verkeerd verpakt zijn
• Lekken, vreemd ruiken of andere tekenen van ongepaste inhoud hebben
• Slecht verpakt of verdacht zijn.

Waarom doen ze dit? Ze zijn wettelijk verantwoordelijk voor de veiligheid van hun activiteiten. Beschadigde batterijen kunnen bijvoorbeeld vlam vatten.

Als vervoerders of douaneteams producten vinden die niet mogen worden verzonden, worden ze in beslag genomen of vernietigd. Jij verliest de kosten van het product en blijft achter met een ontevreden klant.

4. Je pakket door de douane

​​Het is belangrijk dat je je klanten goed informeert over de kosten die zij moeten betalen voor de invoer van goederen. De kosten die klanten betalen voor internationale verzendingen bestaan uit invoerrechten, btw en verwerkingskosten voor vervoerders. Hoewel je het misschien niet tot op de cent nauwkeurig kunt berekenen, kun je je kopers wel een kostenindicatie geven.

Waarom zou je deze moeite doen? Als je klant geen weet heeft van deze bijkomende kosten, kan je klant het pakket weigeren. Dat betekent dat jij de douanekosten en de kosten voor het terugsturen van het pakket moet betalen. Ook kan het zijn dat je een klant kwijt raakt of je reputatie wordt beschadigd.

Bedrijven die internationaal verzenden, moeten duidelijke internationale handelsvoorwaarden (algemeen bekend als Incoterms) opstellen die naar elke klant worden gestuurd (of online beschikbaar zijn).

Incoterms hebben drie belangrijke functies:

• Kostenverdeling: Ze geven aan wie verantwoordelijk is voor de verzend-, verzekerings-, invoer- en douanekosten van de zending.
• Verdeling van verplichtingen: Ze geven aan wie verantwoordelijk is voor het vervoer en waarheen.
• Risico-overdracht: Zij geven aan wie verantwoordelijk is voor de goederen bij elke stap van de verzending. Ook geen de Incoterms aan wanneer het risico en de kosten van de levering overgaan van de verkoper naar de koper.

Welk douaneformulier heb je nodig voor je zending?

In de EU kunnen goederen vrij circuleren tussen landen. Als je daarbuiten verzendt, moet je een aantal formulieren invullen.

Afhankelijk van de vervoerder en de bestemming moet je bij internationale pakketten een CN22- of CN23-verklaring, een Handelsfactuur (Commercial Invoice), en een Certificaat van Oorsprong invullen.

• Douaneverklaring CN22: Voeg een CN22 toe wanneer je goederen met een gewicht tot twee kilo en een waarde tot 425 euro verstuurt. Bevestig de douaneverklaring CN22 aan de buitenkant van het pakket.
• Douaneverklaring CN23: Wanneer je goederen met een gewicht van meer dan twee kilo en/of een waarde van meer dan 425 euro verstuurt, heb je de CN23 nodig. De CN23-verklaring is groter dan de CN22-verklaring en moet in een doorzichtige envelop aan de buitenkant van het pakket worden bevestigd. Stop ook een tweede exemplaar in de doos. Het verzendingsformulier CP71 is een extra verplicht document dat bij de CN23-aangifte wordt gevoegd.
• Handelsfactuur (commercial invoice): Voeg de handelsfactuur bij elke commerciële zending naar een land buiten de EU. De handelsfactuur is een verplicht douanedocument dat informatie bevat over de inhoud van het pakket en overeengekomen voorwaarden, zoals wie de douanekosten betaalt (de Incoterms).
• Certificaat van Oorsprong: Het Certificaat van Oorsprong (CvO) geeft de oorsprong van een product aan en laat zien waar een product is gemaakt. Een aantal landen buiten de EU eist bij de invoer van goederen een CvO.

Klinkt dit als een hoop gedoe? Dat is het ook. Maar het kan makkelijker. Ondernemingen kunnen de rompslomp verminderen met geautomatiseerde verzendregels. Met Sendcloud kun je bijvoorbeeld eenvoudig ingevulde douaneformulieren aanmaken die aan alle wetgevingen voldoen. Hiermee voorkom je menselijke fouten en bespaar je veel tijd.

5. Verpak en label je pakketten correct

Je producten verpakken klinkt misschien makkelijk. Maar wist je dat een pakket een val van 1,5 meter moet kunnen doorstaan? Onze experts geven je tips om jouw pakket zo veilig mogelijk aan te laten komen.

Doen…

• Verstevig de hoeken van je pakket met verpakkingstape van minstens 48 mm breed.
• Zorg voor een ruimte van zes centimeter tussen het product en de verzenddoos.
• Vul het pakket met opvulmateriaal zoals noppenfolie of luchtkussens.
• Gebruik dozen van tweelaags golfkarton voor breekbare goederen en voeg extra bescherming toe met noppenfolie.

Niet doen…

• Vermijd te grote en zware dozen, want die kosten meer om te verzenden.
• Gebruik geen touw of garen om de doos af te sluiten en bedek een pakket ook niet met folie.
• Gebruik nooit kranten of andere media om pakketten in te pakken. Vanwege mogelijke lokale censuurregels kan je pakket om deze reden geweigerd worden.

Een duidelijk proces hebben voor het verpakken van internationale pakketten kan ervoor zorgen dat je goederen in de beste staat bij de klant aankomen. Het kost misschien wat tijd, maar het zorgt ervoor dat de pakketten beschermd blijven en je klanten tevreden zijn.

7. Internationale retouren afhandelen

Je hoopt dat al je klanten tevreden zullen zijn, maar we weten dat dat niet zo is. In de e-commerce is het gemiddelde retourpercentage twintig tot dertig procent. Gezien het gedoe en de kosten zullen minder mensen internationale pakketten terugsturen – maar je hebt nog steeds een proces nodig om internationale retouren af te handelen.

Focus je altijd eerst op de mogelijkheid om retouren te verminderen. Denk aan het verbeteren van de verpakking om schade te beperken, het toevoegen van klantbeoordelingen zodat klanten goed weten wat ze kopen, of het verlengen van je retourtermijn.

Vervolgens is het belangrijk om te weten wat de rechten en plichten van je klanten zijn. Moet je internationale retourzendingen accepteren? Dat is ingewikkeld. Landen hebben verschillende regels voor retourzendingen. In Europa hebben klanten volgens de regelgeving veertien dagen de tijd om een artikel terug te sturen, terwijl je in Australië hier wettelijk weer geen recht op hebt. Veel ondernemingen accepteren internationale retourzendingen echter wel – of ze daar nu wettelijk toe verplicht zijn of niet. Meestal doen ze dit omdat dit beter is voor hun bedrijfsimago.

Een andere belangrijke vraag: moet jij betalen voor de retourzending? Nee, je hoeft niet te betalen voor de retourzending, maar je moet er wel voor zorgen dat je goederen in verkoopbare staat worden geretourneerd. Als een klant besluit een product terug te sturen, moet de klant zelf kunnen kiezen hoe deze dat doet.

Met een retourportaal zoals dat van Sendcloud, houd je controle over je retouren en profiteer je van een duidelijk proces. Een andere handige tip is om een vooraf betaald retourlabel in het pakket op te nemen. Dit zorgt voor een veilige retourzending en de kosten kunnen automatisch van het restitutiebedrag worden afgetrokken.

Als je de rompslomp van internationale retouren volledig wilt wegnemen, zijn er verschillende opties waaruit je kunt kiezen:

• Besteed retourzendingen uit aan een lokale partner: Je klanten kunnen hun bestellingen goedkoop terugsturen en je partner kan alle administratie en retouren afhandelen. Je kunt de lokale partner zelfs als magazijn laten optreden zodat je producten lokaal kunt doorverkopen.
• Werk samen met een internationale logistieke partij: Je maakt prijsafspraken voor zowel uitgaande zendingen als retouren, en je kunt de zendingen voorzien van een kant-en-klaar retourlabel.
• Internationale retouroplossingen: Diverse partijen bieden complete retouroplossingen op internationaal niveau. In Europa kun je gebruikmaken van je persoonlijke retourportaal via Sendcloud, beschikbaar in onze all-in-one software en via de API. Met behulp van retourregels kun je internationale retouren op je eigen voorwaarden instellen en retouren voor bepaalde producten/regio’s mogelijk maken.

Goederen die worden teruggestuurd, moeten opnieuw door de douane. Hiervoor moeten de juiste formulieren worden ingevuld. Samenwerken met een retour partner kan ervoor zorgen dat dit proces soepel verloopt, en je een retourzending makkelijk kunt afhandelen en de terugbetaling snel kunt verwerken.

Sendcloud, bijvoorbeeld, biedt bedrijven veilige en beschermde retourzendingen. Je kunt profiteren van:

• Uitgebreide dekking: Dekking tot € 10.000 voor verloren en beschadigde pakketten, inclusief verkoopprijs en verzendkosten.
• Snelle verwerking van claims: Eenvoudig indienen van claims en snelle afhandeling. 95% van de claims wordt opgelost.

Conclusie

Je onderneming uitbreiden en internationaal verzenden? Bureaucratie, douaneformulieren en juridische kwesties kunnen je als onderneming doen twijfelen. En ja, internationaal verzenden kan complex zijn, maar het hóeft niet zo te zijn.

Het is belangrijk dat je een doortimmerde strategie hebt waarbij je rekening houdt met de wensen van de klant, de internationale regelgeving en praktische overwegingen meeneemt zoals de verzendkosten.

Natuurlijk kun je je eigen internationale verzendproces opzetten, maar dit kost veel tijd, vergt een investering en er zijn veel voordelen verbonden aan het werken met een internationale verzendpartner.

Klanten kunnen kiezen uit meerdere vervoerders en jouw onderneming profiteert van kortingstarieven. En een gebruiksvriendelijk online portaal maakt internationale retourzendingen zo eenvoudig mogelijk voor jezelf én je klant.

Klaar om je internationale verzending naar een hoger niveau te tillen?

Wij laten je zien hoe je graag zien hoe je hiermee begint. Vraag een demo aan en ontdek hoe je je verzendprocessen kunt optimaliseren met Sendcloud.