Douaneformulier CN22 of CN23? Alles wat je hierover moet weten

Wil je een pakket versturen naar een land buiten de EU? Dan moet dit in bepaalde gevallen gepaard gaan met een douaneformulier CN22 of CN23. Deze formulieren moeten aan de buitenkant van het pakket worden toegevoegd en geven aan wat er wordt getransporteerd.

Om vertragingen te voorkomen is het belangrijk dat je de documenten zo volledig mogelijk invult. Maar wanneer is het nu verplicht? En hoe vul je de douaneformulieren CN22 en CN23 in? Je leest het in dit artikel!

Wat is een douaneformulier CN22 of CN23?

Een CN22 of CN23 formulier is een verplicht douaneformulier dat moet worden toegevoegd aan pakketzendingen buiten de EU, die vervoerd worden met een postale vervoerder.

De formulieren bevatten informatie over de goederen die getransporteerd worden. Denk aan welke goederen verpakt zijn, wat de waarde is van de goederen, wie de afzender en ontvanger zijn en welke partijen betrokken zijn bij het transport.

De douane gebruikt deze formulieren om controle te houden op goederen die een land binnenkomen en uitgaan, op het gebied van belastingen, veiligheid, volksgezondheid en milieu. Aan de hand van de Commercial Invoice bepaalt de douane of er invoerrechten moeten worden betaald over de goederen.

Internationale pakketzendingen worden vaak door een scanner gehaald. Klopt de ingevulde douaneformulier CN22 of CN23 niet met de inhoud van het pakket? Dan kun je als afzender een boete tot 100% van de waarde verwachten.

Verzend je (enkel) pakketten binnen Europa? Dan kan het artikel over pakketten versturen naar het buitenland je helpen om tijd en kosten te besparen.

Douaneformulier: wanneer is een zending douaneplichtig?

Je vult de douaneformulieren CN22 of CN23 dus in wanneer je een pakket verzendt naar landen buiten de EU, met een postaal bedrijf (zoals PostNL en bpost). In deze gevallen is het verplicht omdat postale vervoerders gebruikmaken van de Wereldpostunie (UPU).

Verzend je naar landen binnen de EU? Dan hoef je dus geen douaneformulier in te vullen. En als je met een niet postale vervoerder verzendt (zoals DHL of DPD), dan hoef je in principe geen douaneformulier CN22 of C23 toe te voegen. Wij raden echter aan om het altijd te doen om fouten te voorkomen.

Let op: een Commercial Invoice is altijd verplicht voor alle e-commerce zendingen. Op een Commercial Invoice vermeld je ook de Incoterms. 

Over het algemeen zijn goederen douaneplichtig en documenten niet. Dit verschilt echter van land tot land. In de Bahama’s is een foto bijvoorbeeld een document (niet douaneplichtig), maar in Argentinië is een foto wel een douaneplichtige zending.

CN22 en CN23: wat is het verschil?

Het verschil tussen de CN22 en CN23 douaneformulier zit hem in het gewicht en de waarde van het pakket.

• Voor pakketzendingen tot 2 kg met een waarde tot €425 euro is een CN22 douaneformulier nodig
• Voor pakketten tot 20 kg met een waarde vanaf €425 dien je een CN23 douaneformulier in te vullen

Het CN22 formulier is minder uitgebreid dan het CN23 document en wordt vaak als sticker op de adreszijde van het pakket geplakt. Een CN23 document is uitgebreider en kan samen met een CP71 formulier*  in een transparante envelop worden toegevoegd aan de buitenkant van het pakket.

* Het CP71 formulier is een verplicht begeleidend document voor het CN23 formulier en dient als adreskaart. Plak dit document zichtbaar in de transparante envelop op het pakket als je niet wilt dat derden, die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van de zending, op het CN23 document kunnen zien wat de inhoud en waarde van het pakket is.

Lees voor extra tips onze blog: 10 tips voor probleemloos internationaal verzenden

Afhankelijk van de vervoerder en bestemming van je zending zijn zowel de ­Commercial Invoice én de CN22 of CN23 benodigd. Om vertragingen te voorkomen, raden we dus aan ze beiden toe te voegen.

Voor de Commercial Invoice voeg je drie prints toe: één voor het land waar je vanuit verstuurt, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger.

Hoe vul je een douaneformulier CN22 in?

Een CN22 douaneformulier vul je in wanneer een pakket niet zwaarder is dan 2 kg en een waarde van minder dan €425 heeft. Het correct en zo volledig mogelijk invullen van de douaneformulier is ontzettend belangrijk.

Je wilt er tenslotte voor zorgen dat je pakket zo snel mogelijk wordt afgeleverd en voorkomen dat je een boete krijgt. Bij onvoldoende of onjuiste gegevens kan je zending worden vertraagd, geretourneerd of zelfs in beslag worden genomen.

De stappen van het CN22 formulier

1. Kruis of vink aan wat de inhoud van het pakket is. Voor webwinkels die internationaal verkopen is dit meestal ‘Verkoop goederen’ (Sale of Goods). Kies handelsmonster wanneer je uitsluitend samples of testers verstuurt. Er is slechts één optie per zending mogelijk.

2. Geef aan wat er in het pakket zit. Als het om handelsgoederen, handelsmonsters of retourzendingen gaat, moet je een gedetailleerde inhoudsomschrijving geven. Vermeld de gegevens altijd in het Engels of in de taal van het land van bestemming.

Hoe duidelijker de inhoudsomschrijving, hoe groter de kans dat je pakket snel door de douane komt. Geef daarom per product/productgroep aan:

• Wat voor product het is
• Het aantal producten
• Het gewicht in gram
• De verkoopwaarde in euro (excl. BTW)

3. Vermeld de internationale goederencode en het land van oorsprong. Geef aan in welk land het product geproduceerd of geassembleerd is en vermeld de HS-code van je product(en).

Een goederencode of HS-code (Harmonized System) is een meercijferige code die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. De code bestaat in totaal uit 10 cijfers, waarvan de eerste 6 internationaal gelijk zijn.

Vul dus altijd minimaal een 6-cijferige code in en definieer indien mogelijk ook de subcategorie van je product. In sommige landen kunnen belastingtarieven voor subcategorieën namelijk verschillen.

4. Vermeld de datum van verzending en zet een handtekening. Met het zetten van een handtekening verklaar je dat het document juist is ingevuld en dat er geen gevaarlijke of verboden goederen in het pakket zitten. Het ontbreken van een handtekening kan ertoe leiden dat een zending niet of met vertraging wordt afgeleverd.

Onderstaande items zijn vaak niet toegestaan bij internationaal verzenden:

• Spuitbussen
• Alcoholhoudende dranken
• Sigaretten
• Goederen die beperkt houdbaar zijn
• Benzine of olie
• Nagellak
• Parfum
• Vergif
• Aanstekers
• Brandblussers
• Gasmaskers
• Loterij tickets
• Ruwe diamanten
• Beschadigde accu’s

Tip: vul de douaneformulier altijd in het Engels in. Hiermee voorkom je vertraging, doordat de douane over de hele wereld kan begrijpen wat er in het pakket zit.

Hoe vul je een douaneformulier CN23 in?

Een CN23 douaneformulier vul je in wanneer je pakket zwaarder is dan 2 kg en/of een waarde heeft van meer dan €425. De CN23 verklaring is vergelijkbaar met een CN22 verklaring, maar dan uitgebreider.

De stappen van het CN23 formulier

1. Vul de adresgegevens in van de afzender en de ontvanger. Vul alle bekende adresgegevens in om de kans op een succesvolle levering te vergroten. Vermeld ook het telefoonnummer van je klant, want in sommige gevallen wordt contact opgenomen met de ontvanger.

2. Geef aan of je jouw pakket (niet) retour wilt ontvangen wanneer je zending niet kan worden bezorgd. In sommige gevallen kan een pakket niet succesvol worden afgeleverd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de informatie op het verzendlabel of de douaneformulier onvolledig of foutief is. Maar ook wanneer een levering wordt geweigerd door de ontvanger.

In deze gevallen kan een retourtoeslag in rekening worden gebracht. Door op de douaneformulier aan te geven dat je het pakket niet retour wilt ontvangen, kom je niet voor onverwachtse retourkosten te staan, maar verlies je ook je pakket.

3. Geef aan wat er in het pakket zit. Kies je hier voor Handelsmonster, Retourgoederen of Overig? Vul dan ook de lichtblauw gekleurde onderdelen in. Geef altijd een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de inhoud van het pakket.

4. Vermeld de goederencode en het land van oorsprong. Geef aan in welk land het product geproduceerd of geassembleerd is en vermeld de HS-code van je product(en).

Een goederencode of HS-code (Harmonized System) is een meercijferige code die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. De code bestaat in totaal uit 10 cijfers, waarvan de eerste 6 internationaal gelijk zijn.

Vul dus altijd minimaal een 6-cijferige code in en definieer indien mogelijk ook de subcategorie van je product. In sommige landen kunnen belastingtarieven voor subcategorieën namelijk verschillen.

5. Opmerkingen of speciale vermelding. In sommige gevallen zijn producten onderhevig aan quarantaine, sanitaire/gezondheids- of andere invoerbeperkingen. Het is belangrijk om dit aan te geven op de douaneformulier. Denk hierbij aan voedsel, medicijnen of andere organismen.

6. Vergeet niet om de datum in te vullen en een handtekening te zetten. Zonder datum en handtekening is het douaneformulier niet rechtsgeldig en bestaat de kans dat een pakket niet wordt afgeleverd. Met het zetten van een handtekening verklaar je dat het document juist is ingevuld en dat er geen gevaarlijke of verboden goederen in het pakket zitten.

Gratis tool: creëer je douaneformulier

Om het je makkelijk te maken hebben we een widget ontwikkeld om eenvoudig de juiste douaneformulieren te genereren, die klaar zijn om te worden afgedrukt om toegevoegd te worden aan internationale zendingen. De tool vult automatisch alle verplichte velden in en bepaalt of je een CN22 formulier, CN23 formulier of Commercial Invoice nodig hebt.