Herken je dat gevoel van iets moeten maar er totaal geen zin in hebben? We merken dat dit vaak het geval is bij webshops als het gaat om pakketten verzenden en dat is zonde! Zonder afgeleverde zending kan de verkoop natuurlijk niet worden afgerond. We geven toe dat webshop logistiek een ingewikkeld proces is. Je dient met veel zaken rekening te houden om pakketten in goede staat bij je klanten aan te laten komen. Bovendien kan het een duur grapje worden als je een fout maakt in het verzenden van pakketten. Daarom delen we graag de 10 meest gemaakte verzendfouten die je als webshop wilt voorkomen.

Pakketten versturen voor webshops: de 10 meest gemaakte verzendfouten

Het verzenden van pakketten draait om keuzes maken. Een aantal veelgestelde vragen zijn:

  • Met welke vervoerder ga ik mijn pakketten verzenden?
  • Welke bezorgopties moet ik bieden aan mijn klant?
  • Welke verzendopties zijn het beste voor mijn producten?
  • Hoe communiceer ik mijn verzendstrategie in mijn webshop?

De keuzes die je hierin maakt zijn bepalend voor je webshop en kunnen je maken of breken. Daarom sommen we een aantal veelgemaakte fouten voor je op. Van onverwachte toeslagen op je factuur tot aan verzekerd verzenden en voorraadbeheer. Lees gauw verder.

1. Onverwachte toeslagen: pakketten versturen met de verkeerde verzendoptie

Elke vervoerder biedt verschillende verzendopties met bepaalde richtlijnen en prijzen. Een veelgemaakte fout is dat er vaak gekozen wordt voor de goedkoopste verzendoptie, zonder rekening te houden met eventuele toeslagen. Een te groot of te zwaar pakket zorgt altijd voor extra toeslagen, omdat er meer werk komt kijken bij het afhandelen van deze pakketten.

Bij PostNL zijn bijvoorbeeld pakketten van 100 cm lang, 70 cm breed en 58 cm hoog met een maximaal gewicht van 30 kg toegestaan. Is je pakket groter of zwaarder? Dan worden er toeslagen berekend. Kiezen voor een andere verzendoptie is in dat geval beter. Zo biedt DHL bijvoorbeeld DHLForYou en DHL Europlus. Hierin is het belangrijk dat je altijd de juiste keuze maakt qua verzendoptie. Het maximale gewicht voor DHLForYou is namelijk 20 kg, zit je daarboven? Dan rekent DHL toeslagen.

Wist je dat je verantwoordelijk blijft voor de zending, tot je klant het pakket heeft ontvangen? Zelfs als de buurman van je klant het pakket aanneemt, blijf jij als webwinkelier verantwoordelijk tot je klant het  product in zijn bezit heeft. Verzend je producten met een hoge waarde? Dan is het altijd verstandig om verzekerd te verzenden of te kiezen voor verzending met handtekening.

2. Gevaarlijke goederen niet volgens de regels verzenden

Houd er rekening mee dat er voor sommige goederen strengere regels gelden dan normaal. Dat geldt voor het vervoeren van gevaarlijke stoffen: stoffen die door hun samenstelling gevaar, schade of hinder kunnen veroorzaken. Denk aan goederen die brandgevaarlijk zijn, giftig of slecht voor het milieu zoals verfsoorten, elektronische apparatuur of lithiumbatterijen.

Je bent verplicht om de inhoud van het pakket correct aan te geven. Wanneer je gevaarlijke goederen verzendt, moet je een MSDS sheet voor de vervoerder invullen ter informatie. Zo kan de vervoerder vaststellen wat er in de zending zit om vervolgens te bepalen of het daadwerkelijk een ‘gevaarlijk goed’ is.

De vervoerder bepaalt aan de hand van het formulier of je zending door het netwerk mag. Het MSDS sheet is een veiligheidsinformatieblad dat bestaat uit 16 vragen over de eigenschappen en maatregelen van de goederen die je verzendt. Ook dienen de pakketten een identificatienummer te bevatten, zoals een UN- of ID-nummer, inclusief gevarenetiket.

Wanneer pakketten via luchtvracht worden verzonden, dan gelden overigens strengere eisen. Neem daarom altijd contact op met de klantenservice als je gevaarlijke goederen wilt verzenden. Twijfel je of je goederen op de lijst staan van gevaarlijke goederen? Neem dan contact op met de customer service van de organisatie waarmee je verzendt. Als het daadwerkelijk zo is, wordt het MSDS sheet naar je verstuurd.

Verzendfouten webshop

3. Pakketten verzenden zonder verzekering

We noemden het in het eerste punt ook al. Pakketten zijn standaard niet verzekerd. Dit betekent dat de kosten van beschadigde of vermiste pakketten voor eigen rekening komen. Je kunt wel een melding maken van je vermiste of beschadigde pakket, maar dan wordt alleen de pakketbezorger aangesproken. De kosten van de zending en de prijs van het product ben je dan vaak helaas kwijt.

Dat is ook nog eens afhankelijk van de vervoerder waarmee je verzendt. Zo geldt voor DHL een kilovergoeding wanneer je een claim indient en de zending niet verzekerd is. Sommige verzendopties zijn standaard verzekerd, zoals DPD.

We raden in ieder geval aan om kostbare goederen verzekerd te verzenden. Als er wat misgaat tijdens de bezorging, kom je in dat geval in aanmerking voor een schadevergoeding. Je kunt pakketten direct verzekeren via de Sendcloud Insurance.

Je kiest dan zelf voor welk bedrag je een pakket wilt verzekeren, waardoor het ook voor minder kostbare producten interessant wordt om de zending te verzekeren. Zo voorkom je tevens dat je onverwachts marge verliest door schade of verloren pakketten.

4. Zendingen niet volgens de eisen verpakken & labelen

Het is van groot belang dat de producten die je verzendt op de juiste manier worden verpakt én gelabeld. Doe je dat niet dan kan het pakket niet op de plaats van bestemming komen.

Het juist verpakken van je zendingen

Je producten juist verpakken doe je om ze in goede staat aan te laten komen, maar ook vanwege de eisen van vervoerders. Om de kans op schade te verkleinen, kun je producten het beste in kartonnen dozen verpakken en de ruimte tussen het product en de verpakking beperken. Check altijd zorgvuldig de eisen van elke vervoerder waar je mee verzendt, ook wat betreft de binnenverpakking.

Enkele zaken waar je rekening mee dient te houden is dat de (binnen)verpakking stevig genoeg moet zijn, zodat deze niet kan uitdijen en dus geen onverwachte toeslag oplevert. Volgens de regels moet een pakket zo goed verpakt zijn dat het vanaf 1 meter hoogte kan vallen, zonder dat er wat kapot gaat.

En vergeet niet dat bij beschadiging van het pakket, je het verpakkingsmateriaal en dergelijke 3 maanden moet bewaren in verband met het opvragen van informatie door de vervoerder.

Je zendingen labelen op de juiste manier 

Het zal je verbazen dat hier nog veel fouten in worden gemaakt. Is het verzendlabel niet scanbaar of bevat het verzendlabel foutieve informatie? Dan ben je het haasje. Het verzendlabel hoort op de langste zijde van het pakket geplaatst te worden.

Wanneer het verzendlabel niet correct wordt afgedrukt door bijvoorbeeld de onjuiste printerinstellingen, ontstaat de kans dat de barcode niet scanbaar is. Als je nog niet werkt met een labelprinter, kan dit een handige en vooral snelle oplossing zijn. Verzend je één zending met meerdere pakketten? Zorg dan dat je ook meerdere verzendlabels hebt voor deze pakketten.

Plak overigens nooit plakband over de barcode heen, want ook dat kan ervoor zorgen dat de code niet goed te scannen is.

Ecommerce logistiek

Wil je meer weten over het juist verpakken én labelen van je zendingen? In dit uitgebreid artikel vind je alles over het correct verpakken van je pakketten!

5. Geen rekening houden met het volumegewicht

UPS hanteert standaard een volumegewicht en dat geldt ook voor de meeste express zendingen.

Er wordt vaak een licht pakket verzonden, waarbij het volumegewicht hoger is dan toegestaan. Je volumegewicht mag bij UPS bijvoorbeeld maximaal 70 kg zijn. Het daadwerkelijke gewicht van zo’n zending is dan 40 kg.

Het volumegewicht bereken je als volgt: L x B x H : 5000 = volume-gewicht in kg. 

Wanneer je besluit om met UPS te gaan verzenden, raden we je aan uiterst accuraat te werk te gaan. Toeslagprijzen liggen namelijk hoger dan bij anderen. Meer over UPS toeslagen vind je hier.

Goed om te weten is dat het hoogste gewicht telt. Wanneer het pakket 2 kg weegt, maar een volumegewicht van 34 kg heeft, dan moet de verzendmethode van 34 kg gekozen worden. Wanneer het pakket daadwerkelijk 27 kg weegt en het volumegewicht 8 kg is, dan dien je te kiezen voor de staffel van 27 kg.

Doe dus altijd vooronderzoek naar het gewicht & volumegewicht van je zending en de regels die daarbij horen per vervoerder.

6. Geen rekening houden met retourkosten

Bij webshop logistiek hoort meer dan alleen het verzenden van producten naar je klant. Wanneer je klant niet tevreden is over het product, heeft hij het recht om het te retourneren door het herroepingsrecht. Dit is ingevoerd omdat producten via het internet lastig te beoordelen zijn en daardoor mag je klant tot 14 dagen na ontvangst van het product besluiten om het product terug te sturen.

Hier gaat het vaak fout: webshops verzwijgen nog te vaak de mogelijkheid van retourneren of negeren het feit dat de verzendkosten terugbetaald dienen te worden. Wanneer je dat doet ben je in strijd met de wet en dat kan je duur komen te staan. De ACM deelt namelijk boetes uit aan webshops die zich niet houden aan het herroepingsrecht. Je dient het aankoopbedrag inclusief de betaalde verzendkosten te vergoeden.

Voor je omzet zijn retouren niet zo leuk, maar het is lang niet alleen maar negatief. Een goed retourbeleid kan juist zorgen voor conversie én tevreden klanten. Hier kunnen velen zich nog in verbeteren.

Een belangrijk onderdeel van het retourbeleid is de toegestane retourtermijn. Wist je dat de kans op retouren daalt wanneer je een langere periode voor retouren hanteert? Over iets dat verder weg is, wordt namelijk minder nagedacht. Bol.com hanteert een retourtermijn van 30 dagen, slim!

Wil je meer weten over de meerwaarde van retouren en een eigen retourportaal voor je webshop? Lees ons artikel met de 5 onderdelen van het ultieme retourbeleid en lees ook eens ons artikel over het drastisch verminderen van webshop retouren.

7. Incorrecte voorraad

Het komt nog te vaak voor dat consumenten op de checkout pagina verrast worden met het nieuws dat het gewenste product toch niet op voorraad is. Is je voorraad niet op orde? Dan verlies je klanten. De onverwachte negatieve verrassingen kunnen ervoor zorgen dat klanten geen (herhaal)aankoop meer doen. Zijn bepaalde producten uitverkocht? Haal ze dan direct van je webshop!

Het is geen nieuwtje meer dat voorraad geld kost, maar het is lastig om in te schatten hoeveel je dient in te kopen. Houd bij het inkopen van voorraad altijd rekening met trends. Producten met een hoge omloopsnelheid moeten vanzelfsprekend altijd op voorraad zijn. Gelukkig wordt de voorraad in de meeste shopsytemen automatisch bijgewerkt.

Zo heb je zelf inzicht én kun je bij de producten aangeven hoeveel voorraad er nog is. Door deze schaarste kun je zelfs consumenten aanzetten tot kopen. Een andere mogelijkheid is dropshipping, waarbij de producent, groothandel of leverancier de producten direct naar jouw klanten sturen. Op deze manier heb je zelf geen voorraad en hoef je je daar dus geen zorgen over te maken.

Als grotere webshop kun je gebruikmaken van een fulfillment partij: een proces van opslag, inpakken en verzenden. Het inkopen doe je dan alsnog zelf, maar de voorraad ligt in een ander pand. Vaak kunnen fulfillment partijen zorgen voor het automatisch koppelen van de voorraad met de administratie. Zo kunnen producten automatisch worden ingekocht.

8. Gratis verzenden met flinterdunne marges

Het woord gratis klinkt als muziek in de oren. Onderzoek toont aan dat pakketten verzenden met gratis bezorging een doorslaggevende factor is in het doen van een aankoop. Toch is het aanbieden van gratis verzending voor webshops niet haalbaar en voor consumenten vaak bedrog. Uiteindelijk wordt vaak de verkoopprijs van producten verhoogd om gratis verzenden aan te kunnen bieden.

Als je dat als webshop niet doet, blijven er flinterdunne marges op de producten over. Wanneer er dan ook maar iets misgaat in het proces van bestelling tot bezorging, maak je al snel verlies. Bij dure of lichte producten is het gelukkig makkelijker om écht gratis bezorging aan te bieden, doordat de marges hoger zijn.

Denk daarom altijd na welke vorm van gratis verzenden je wilt aanbieden. In dit artikel vind je in ieder geval 10 tips om goedkoper te verzenden, zodat het aanbieden van een vorm van gratis verzenden makkelijker wordt.

Gratis verzending bieden

9. Onduidelijke communicatie

Wist je dat 22% van de consumenten de aankoop niet afmaakt, omdat de prijs van de verzending te laat in het aankoopproces wordt weergegeven? Dat komt helaas nog veel te vaak voor! Daarom is het een absolute must om je verzendmogelijkheden goed en helder te communiceren in je webshop én tijdens de checkout.

Doordat consumenten steeds meer eisen, willen ze in één oogopslag de voordelen van een bestelling in jouw webshop kunnen zien.

Communiceer daarom op productpagina’s zoveel mogelijk pluspunten van jouw webshop logistiek, zoals:

  • De levertijd
  • De prijs van verzending
  • Mogelijkheden tot retour
  • De cut-off tijd: bijvoorbeeld voor 12 uur besteld = vandaag in huis
  • Hoeveel er nog van het product op voorraad is

Daarnaast is het belangrijk om de klant zo veel mogelijk inzichten te geven in de status van het pakket. Gaat er iets mis? Communiceer dit dan pro-actief, zodat je achteraf negatieve reviews kunt voorkomen. Stuur bijvoorbeeld bij iedere wijziging van de status van het pakket een Track & Trace notificatie. Via Sendcloud kun je dit automatisch doen, via gepersoonliseerde tracking e-mails & pagina’s.

10. Niet (meer) doen: handmatig werk

Het is een tijdrovend proces om zelf uit te zoeken welke vervoerder en verzendmethode het beste bij je webshop past.

Verzendmethodes van vervoerders combineren kost veel tijd, net zoals het handmatig aanmaken van pakketten. Het overtypen van adresgegevens is natuurlijk hartstikke zonde van je tijd én de kans dat je een fout maakt (die je duur komt te staan) is groot. Verzend je relatief weinig pakketten per maand? Dan is een aantrekkelijke prijs ook nog eens moeilijk te verkrijgen.

Kortom: het is zonde om je webshop logistiek niet te optimaliseren met behulp van automatische verzendsoftware zoals Sendcloud

101 mogelijkheden in het versturen van pakketten voor webshops

Al met al kunnen we stellen dat er nog veel geoptimaliseerd kan worden in de logistiek van webwinkels. Maar van fouten kun je leren, toch? Daarom hopen we je met deze blog een eind op weg te hebben geholpen om zo makkelijk mogelijk te verzenden en hier je voordeel mee te doen. Wil je meer weten over Sendcloud? Vraag dan vrijblijvend een demo aan of laat een reactie achter. We helpen je graag verder!

4 Comments

  • Antoine schreef:

    Goedemiddag,

    Wij zijn een groothandel in zeeland en versturen dagelijks pakketten (dropshiporders) naar Nederland, Belgie en Duitsland. Op dit moment zijn we op zoek naar een nieuwe vervoerder. We hebben met regelmaat grotere pakketten, bijv. een vuurschaal met een doorsnede van 80 cm en een hoogte van 40 cm. Kunt u ons een oplossing aanbieden?

    Met vriendelijke groet,

    Antoine
    CookKing Nederland BV
    Yerseke

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Goedemiddag Antoine! Dankjewel voor je reactie, we helpen je graag. Het leek ons het makkelijkste om dit persoonlijk met je te bespreken, dus mijn collega Yasmin neemt contact met je op!

  • Geesje schreef:

    Goedemorgen,

    Een te grote verpakking voor een kleine bestelling kan voor een klant, zoals ik, reden zijn om geen bestelling meer te plaatsen bij desbetreffende webwinkel. Ik bestel alleen online als het artikel niet verkrijgbaar is in de plaats waar ik woonachtig ben.
    Ik had twee pakketjes meeldraden besteld die ik vanochtend ontving in een belachelijke grote doos met veel papier inhoud als opvulling. Het pakketje had ook verzonden kunnen worden als brievenbuspakje+ , minder verspilling en lagere bezorgkosten.

    • Iris Dings schreef:

      Hi Geesje,

      Bedankt voor je reactie en we vinden het heel fijn om te horen dat je zelf geen bestelling wil plaatsen vanwege een te grote verpakking. Het is goed dat hier meer aandacht aan wordt besteed, zodat ook de e-commerce steeds groener kan worden :).

Leave a Reply