Veel online retailers hebben vragen over het berekenen van btw over verzendkosten op de factuur. Wij krijgen bijvoorbeeld de onderstaande vragen geregeld:

  • Moet er btw over verzendkosten worden betaald?
  • Waarom moet ik btw rekenen over verzendkosten?
  • Welk btw-tarief moet ik gebruiken voor verzendkosten (hoog of laag)?
  • Hoe zit het met btw op de verzendkosten voor het buitenland?
  • Hoe bereken ik de verzendkosten door aan mijn klant?

Die onwetendheid is niet zo gek. De regels van de Belastingdienst zijn soms best ingewikkeld. Maar in deze complete gids over btw over de verzendkosten in 2020 leggen we je alles haarfijn uit!

Btw over verzendkosten; waar ontstaat de verwarring?

Zie je door de bomen het bos niet meer? Je bent niet de enige. Er komt nogal wat kijken bij e-commerce logistiek.

Zoals je waarschijnlijk al weet, wordt er op postzegels en pakketzegels van PostNL geen btw berekend. Hierdoor denken veel ondernemers dat je daarom ook geen btw over de verzendkosten hoeft te berekenen. 

Er zijn daarnaast veel twijfels over de btw op verzendkosten naar het buitenland en bij verzending van goederen die vallen onder de margeregeling. Laten we eens kijken naar de meest gestelde vragen over de btw over verzendkosten. We beginnen met de belangrijkste:

Moet er btw over verzendkosten worden betaald?

Het antwoord is: ja. Als jij verzendkosten aan je klant berekent, moet de klant hier btw over betalen. 

Je berekent altijd btw over het totaalbedrag op de factuur. Dit is dus inclusief de verzendkosten. Hierbij horen ook zaken als verzendkosten, reiskosten, telefoonkosten en verpakkingskosten. 

Maar postzegels zijn toch vrijgesteld van btw?

Over postzegels en pakketzegels betaal je inderdaad geen btw. Het is daarom logisch dat online retailers denken dat ze dan óók geen btw hoeven te berekenen over de postzegel wanneer het pakket wordt verzonden. 

Dit is niet zo, want als jij postzegels of andere verzendkosten in rekening brengt aan je klant, wordt het een product dat je ‘verkoopt’. En daar moet natuurlijk wel btw over betaald worden. Je verkoopt de postzegels als het ware aan jouw klant.

Waarom moet ik btw rekenen over verzendkosten?

Veel online retailers vinden het vreemd dat er btw over verzendkosten berekend moet worden. Maar er is een belangrijke en duidelijke reden waarom de Belastingdienst dit vraagt. 

Als je geen btw over de bezorgkosten zou moeten betalen, zou je belasting kunnen ontduiken. Je kunt er dan namelijk voor kiezen om een lager bedrag voor de goederen te rekenen en voor hogere verzendkosten.

Hiermee zou je over een lager bedrag btw hoeven te betalen en dat wil de Belastingdienst voorkomen. Daarom zijn bezorgkosten niet btw-vrij.

Welk btw-tarief moet ik gebruiken voor verzendkosten?

Je gebruikt het btw-tarief dat geldt voor de goederen op de factuur. Dit kan dus het hoge btw-tarief zijn of het lage.

Het btw-tarief dat je gebruikt om verzendkosten te belasten is variabel: 0%, 9% of 21%. Het tarief dat je toepast, is afhankelijk van het soort goederen dat je verstuurt. Voor de verzendkosten van het pakket neem je het btw-tarief dat geldt voor de producten die je verzendt. 

Voor de meeste bedrijven die handelen binnen Nederland geldt het hoge btw-tarief van 21%. Mocht je niet weten of jouw producten in de btw-categorie hoog of laag vallen of hoe je de btw moet bereken, check dan de website van de Belastingdienst.

Je kunt in ieder geval het volgende aanhouden: 

  • Lever je goederen die vrij zijn van omzetbelasting? Dan betaal je geen btw over de verzendkosten. 
  • Is het btw-tarief op je goederen 9%? Dan reken je 9% btw over de verzendkosten.
  • Is het btw-tarief op je goederen 21%? Dan reken je 21% btw over de verzendkosten.

Hieronder vind je een simpel voorbeeld van een goede en een foute berekening op de factuur wat betreft btw bij verzendkosten. Voor het voorbeeld hebben we een btw-tarief van 21% gebruikt. 

Hoewel het verschil klein lijkt, kan het bij veel verzendingen aan het einde van het jaar flink in de papieren lopen.

Goed
Schoenen (excl. BTW)
Verzendkosten (excl. BTW)
BTW 21%
Totaal
50,00
5,99
11,76
67,75
Fout
Schoenen (excl. BTW)
BTW 21%
Verzendkosten
Totaal
50,00
10,50
5,99
66,94

Mijn goederen hebben verschillende btw-tarieven, wat nu?

Staan er goederen op de factuur met verschillende btw-tarieven? Dan verreken je de btw over de verzendkosten in verhouding

Een voorbeeld om dit toe te lichten: 

Je klant bestelt twee artikelen. Het eerste artikel, een paar bergschoenen, heeft een verkoopprijs van €45,00 en het tweede artikel, een informatief boek over hiken, kost €15,00.

De bergschoenen vallen onder het hoge btw-tarief. Hier moet dus 21% bij opgeteld worden. Op het boek is het lage btw-tarief van toepassing en hier tel je dus 9% bij op. 

Het totaalbedrag van de twee producten is €60,00. In dit geval valt 75% van de factuur onder het btw-tarief van 21%, en 25% van de factuur valt onder het btw-tarief van 9%.

Als de verzendkosten €6,00 zijn, bereken je over 25% van de verzendkosten het btw-tarief 9%, en over de overige 75% reken je 21%. In dit voorbeeld betaal je dus 21% over €4,50 en 9% over €1,50.

Bergschoenen (excl. btw)

Boek (excl. btw)

Verzendkosten (excl. btw)

 

btw 21%

btw 9%

 

Totaal

€ 45,00

€ 15,00

€ 6,00

 

€ 10,40 (€ 45,00 + € 4,50 × 21 %)

€ 1,49 (€ 15,00 + € 1,50 × 9%)

 

€ 77,89

Hoe zit het met btw op de verzendkosten voor het buitenland?

Voor de btw over de verzendkosten voor het buitenland geldt hetzelfde als voor de rest van de factuur wanneer je een pakket naar het buitenland stuurt.

  • Verzend je een pakket naar een particulier zonder btw-nummer binnen de EU? Dan gebruik je gewoon het Nederlandse btw-tarief, en reken je dus ook de btw over de verzendkosten zoals hierboven beschreven staat. Houd wel altijd rekening met de drempelbedragen van elk land.
  • Verzend je naar een ondernemer en dus een btw-plichtige binnen de EU? Dan kan de btw verlegd worden. De ontvanger moet dan zelf voldoen aan de btw-regels van het land. Jij rekent dan dus geen btw over de verzendkosten, en zet ‘btw verlegd’ op de factuur.
  • Verzend je een pakket naar buiten de EU, dan hoef je nooit btw te berekenen. Dat doe je dan dus ook niet voor de verzendkosten. De douane zal de nodige naheffingen doen in het land van bestemming. 

Twijfel je? Controleer met de tool van de Belastingdienst hoe het zit met het leveren van goederen in het buitenland.

Let op: Je bent altijd verplicht om het btw-nummer van jouw klant te controleren voordat je het nummer op de factuur toevoegt.

Hoe zit het met de btw op de verzendkosten bij de margeregeling?

Over de verzendkosten voor goederen die onder de margeregeling vallen, betaal je btw.

Bij goederen die onder de margeregeling vallen betaal je – als jij als online retailer geen omzetbelasting kunt aftrekken – alleen btw over je winst.

Het gaat immers om een speciaal product waar ooit al btw voor is betaald. Maar de bezorgkosten bij het verzenden van margegoederen, zijn wél ‘nieuw’. Daarom betaal je dus gewoon btw over de verzendkosten. 

Hoe verwerk ik de verzendkosten in mijn administratie?

Verzendkosten verwerk je op dezelfde manier als je goederen. Je koopt verzending in bij een vervoerder (of tussenpartij zoals Sendcloud) en ‘verkoopt’ het aan je klant.

Zelf betaal je btw bij het aankopen van verzendingen en laat je de klant btw betalen over de verzendkosten. In je administratie verwerk je het volledige factuurbedrag als één post of je voert de goederen en verzendkosten apart in.

btw over verzendkosten berekenen

Kan ik de verzendkosten terugvragen of aftrekken?

Je kunt verzendkosten aftrekken. Je betaalt verzendkosten aan de vervoerder en omdat het een zakelijke uitgave is, is deze aftrekbaar. 

Als je btw hebt betaald over de verzendkosten, kun je deze btw aftrekken als voorbelasting. Deze btw wordt dan afgetrokken van de btw die je over je omzet betaalt.

Als je geen btw hebt betaald over (een deel van) de verzendkosten, kun je geen btw terugkrijgen, maar wel de overige verzendkosten aftrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij postzegels en pakketzegels van PostNL.

Hoe kan ik de verzendkosten berekenen aan mijn klant?

De meeste consumenten hebben een hekel aan verzendkosten. Wij begrijpen ook dat weinig mensen bereid zijn om €7,25 (€5,99 + 21% btw) verzendkosten te betalen. Daarom is het belangrijk dat je de verzendkosten slim doorberekent.

Je kunt bijvoorbeeld je producten iets duurder maken en je verzendkosten verlagen, zodat je klanten niet direct €7,25 hoeven te betalen voor verzending. 

Maar wanneer klanten vaak meerdere producten kopen bij één bestelling, is het onverstandig om veel van de verzendkosten in je productprijs te verstoppen. In principe hoef je namelijk maar één keer verzendkosten te betalen als je meerdere producten koopt.

Hoe bereken ik verzendkosten ‘slim’ aan mijn klant?

Wij raden aan om niet meer dan €5,00 (liefst maximaal €4,95) voor een normale zending te rekenen. Dit bedrag is inclusief 21% btw en bestaat dus uit €4,09 verzendkosten en €0,86 btw. Dat betekent dat je nog €1,90 (€5,99 – €4,09) moet verwerken in je productprijs.

Verkoop je duurdere of niche-producten, dan is dit vaak geen probleem, maar heb je veel goedkope producten in je assortiment (onder €20,00) dan kan een prijsverschil van €1,90 je concurrentiepositie in gevaar brengen. 

We je raden aan om dan gebruik te maken van een combinatie van deze strategieën:

  • Bereken een deel van de verzendkosten als marketingkosten. Kijk hoeveel verzendkosten je kunt toevoegen aan de productprijs, zonder dat je concurrentiepositie in gevaar komt. Reken het resterende bedrag onder je marketingkosten. Echte winst maak je namelijk niet met het éénmalig verkopen van een goedkoop product. Je wil dat klanten blijven terugkomen en als lage verzendkosten hiervoor een belangrijke strategie is, dan kan het onderdeel zijn van je marketingbudget.
  • Focus op cross selling. Als je slechts een klein deel van de verzendkosten in de productprijs kunt verwerken, wil je ervoor zorgen dat klanten meerdere producten kopen. Zo maak je minder verlies met goedkopere verzending. Richt je webshop daarom in op cross selling. Dit houdt in dat je meerdere producten aan dezelfde consument verkoopt. Er zijn verschillende manieren om dit aan te pakken. De meest effectieve manier is klanten verleiden om meer te kopen door gratis verzending aan te bieden bij een minimale besteding.
  • Gratis verzenddrempel. De beste manier om cross selling te stimuleren en het gemiddelde orderbedrag te verhogen, is gebruik maken van een gratis verzenddrempel. Hoe je deze drempel bepaalt en wat daarvan de voordelen zijn, lees je in onze blog ‘gratis verzending voor webshops: de #1 één strategie voor meer omzet.

En de laatste tip…

Kies voor de goedkoopste verzendoptie. We zien vaak pakketten langskomen die ook als brievenbuspakket hadden kunnen worden verstuurd. Relatief goedkope producten hoeven niet per se verstuurd te worden met normale pakketpost.

Hiermee kun je veel geld besparen: een brievenbuspakje is al snel de helft goedkoper en heeft dus een groot voordeel. Ben je benieuwd hoe je nog meer geld kunt besparen op verzenden? Lees dan ons artikel met 10 opmerkelijke tips voor het goedkoper verzenden van je pakketten.

Hoewel er veel verwarring is over de btw op verzendkosten, is het dus eigenlijk niet zo ingewikkeld. Het antwoord is duidelijk: betaal je btw over je producten? Dan betaal je ook btw op de verzendkosten.

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen al je vragen te beantwoorden. Heb je nog meer vragen? Laat dan gerust een reactie achter!

14 Comments

  • Ron Hart schreef:

    Goedemorgen, ik verstuur een boek, dat is 9% BTW. Dat wordt ook zo aangehouden op de nota.
    Hoe kan ik binnen Sendcloud de BTW over verzendkosten op 9% zetten?
    U schrijft namelijk:
    Je kunt in ieder geval het volgende aanhouden:
    Is het BTW tarief op je goederen 9%? Dan reken je 9% BTW over de verzendkosten.

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Goedemorgen Ron,

      Dankjewel voor je reactie! Het klopt inderdaad dat je 9% BTW rekent over de verzendkosten, indien het BTW tarief op de producten die je verstuurt 9% is. Dit geldt voor de verrekening op de factuur aan jouw klanten, omdat je producten aan hen verkoopt en naar hen verzendt. In je Sendcloud account kun je hiervoor dus niets aanpassen, dat staat er los van. Vervoerders, en wij bij Sendcloud dus ook, rekenen het BTW tarief van 21% aan jou als klant, omdat we als het ware een label aan jou leveren en daar zit 21% BTW op. Hopelijk kun je hiermee vooruit!

      Hartelijke groeten,

      Mariëlle

  • Robert Windt schreef:

    Als ik een klein pakketje met postzegels verstuur, dan hoef ik daar toch geen btw over te berekenen? Op de door mij gekochte postzegels zit ook geen btw!

    • Iris Dings schreef:

      Hi Robert,

      Het gaat hier over het verrekenen van de BTW. Wanneer je een pakketje op de post doet met postzegels, dan betaal je zelf inderdaad geen BTW. Maar wanneer je producten verkoopt aan je klanten, dan dient er zowel op de producten als over de verzendkosten BTW verrekend te worden. Wanneer je boeken verkoopt verreken je in dit geval 9% voor zowel de producten als de verzendkosten, wanneer je schoenen verkoopt geldt het 21% BTW tarief. Je dient in ieder geval de verzendkosten op de factuur te vermelden en daar BTW over te verrekenen aan jouw klant.

      Hopelijk is het zo duidelijk!

      Hartelijke groeten,
      Iris

  • Henk schreef:

    Ik vind het heel vreemd. Bij de grote(re) bedrijven zie je altijd “dezelfde” prijzen voor verzendkosten, onafhankelijk van de prijs het product dat je koopt. Bovendien vind ik, dit om verwarring te voorkomen, de bedrijven er dan bij moeten schrijven of de verzendkosten wél of niet incl. btw zijn. Ik denk dat wanneer je een enquête zou doen 99,9% van klanten ervan uitgaan dat verzendkosten incl. btw zijn.
    Ik kom op deze site, omdat ik idd een product wilde bestellen waar de verzendkosten excl. btw waren en m.i. de factuur niet klopte.

    • Iris Dings schreef:

      Hi Henk,

      Er ontstaat inderdaad nog vaak verwarring over de BTW over de verzendkosten. Het makkelijkste kun je dit checken door de factuur van de order na te kijken, waarop het BTW tarief over zowel de verzendkosten als het product verrekend wordt. Wanneer je een boek bestelt zou dat dan 9% moeten zijn en voor producten waar 21% BTW voor geldt, zou dit dan 21% moeten zijn.

      Goed dat je in ieder geval zelf even op onderzoek bent gegaan en we vinden het fijn dat we je een antwoord hebben kunnen bieden!

      –Iris

  • Kaleb schreef:

    Hoe zit het als je als stichting géén BTW ondernemer bent? Kun je dan de verzendkosten “BTW vrij” inkopen en verkopen?

    • Iris Dings schreef:

      Hi Kaleb,

      Dat is een hele goede vraag!

      Als verzendplatform zijn wij verplicht om btw in rekening te brengen aan al onze klanten, dus ook aan een stichting. Of je deze btw kunt terugvorderen als stichting heeft te maken met of je wel of geen commerciële activiteiten voert die belast zijn met btw. In dat geval kun je de betaalde btw over verzendkosten aftrekken als voorbelasting. Mocht je hier meer over willen weten, dan raad ik je aan om contact op te nemen met de belastingdienst.


      Iris

  • Erik schreef:

    hallo,
    als ik een artikel gratis wil weggeven, maar de klant wel wil laten betalen voor de verzendkosten; wat is dan het BTW-tarief dat ik op de factuur moet zetten voor de klant?

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Goedemorgen Erik,

      Dankjewel voor je reactie! Wat een goede vraag ook. Helaas hebben wij hier het antwoord niet op. Je kunt dit het beste direct navragen bij de Belastingdienst, dan zit het zeker goed!

      Hartelijke groeten,

      Mariëlle

  • Jacob schreef:

    Hallo,
    Als ik een product koop waarbij verzendkosten in rekening worden gebracht maar waarbij de verkopende partij alleen btw in rekening brengt op het product en dus in beginsel een fout maakt, hoe administreer ik dan de inkoop? Laat ik de verzendkosten uitende administratie weg zodat ik zelf in ieder geval geen fout maak? Of doe ik alsof er ook btw over de verzendkosten is gerekend, waarmee ik de fout van de verzender doorzet en dus teveel btw in vooraftrek breng? Corrigeer ik eventueel handmatig en boek product plus verzendkosten maar tegen het daadwerkelijk berekende btw bedrag?

    Benieuwd naar uw reactie

    (Of vraag ik een nieuwe , juiste factuur)

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Beste Jacob,

      Goede vraag! Je kunt dit het beste even overleggen met je/een boekhouder of de Belastingdienst om hulp vragen. Het zou vervelend zijn als je, ook al ligt de fout in beginsel niet bij jou, toch een probleem krijgt hiermee.

      Hartelijke groeten,

      Mariëlle

  • Auke schreef:

    Ik koop postzegels en boek deze in zonder btw. Verkoop loopt via bol. Com (gratis verzending). Verzenden doe ik in eigen beheer,ik kan dus niet echt iets aan een kant doorberekenen. In principe doe ik dus de postzegels ‘cadeau’ (en bereken ik door in de verkoopprijs, want het verzenden is gratis) over €0,00 is de btw dan ook 0 lijkt me? Btw op het product draag ik netjes af.
    Is dit voldoende of mis ik een stap?

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Goedemorgen Auke!

      Goede vraag. De BTW over het product behoor je inderdaad netjes af te dragen en het klopt inderdaad ook dat postzegels vallen onder 0% BTW. Bij verzendkosten waar wel BTW op zit, hoor je die wel te verrekenen. Maar indien je geen verzendkosten in rekening brengt (dus zoals je schrijft in eigen beheer), hoef je daar niets over aan te dragen.

      Hartelijke groeten,

      Mariëlle

Leave a Reply