Regelmatig krijgen wij van onze klanten vragen over het berekenen van BTW over verzendkosten op de factuur. Enkele voorbeelden van vragen die we vaak krijgen zijn:

  • Is er BTW op verzendkosten van toepassing?
  • Waarom moet ik BTW over verzendkosten rekenen?
  • Welk BTW tarief geldt er voor verzendkosten (hoog of laag)?
  • Hoe bereken ik verzendkosten door aan mijn klanten?

De regels van de belastingdienst kunnen soms best ingewikkeld zijn om te begrijpen, dus we vertellen je graag alles dat je moet weten over BTW over verzendkosten. 

BTW over verzendkosten, hoe zit het precies?

Zie je door de bomen het bos niet meer? Laten we eens naar de meest gestelde vragen kijken!

Moet er BTW over verzendkosten worden betaald?

Ja, je berekent altijd BTW over het totaalbedrag op je factuur. Dit is dus inclusief de verzendkosten.

Lever je goederen of diensten, dan moet je BTW in rekening brengen. BTW breng je altijd in rekening over het volledige bedrag dat de klant moet betalen.

Hierbij horen dus ook zaken als verzendkosten, reiskosten, telefoonkosten en verpakkingskosten (behalve statiegeld).

Hieronder vind je een simpel voorbeeld van een goede en een foute berekening op de factuur wat betreft BTW bij verzendkosten. Hoewel het verschil klein lijkt, kan het aan het einde van het jaar flink in de papieren lopen.

Goed
Schoenen (excl. BTW)
Verzendkosten (excl. BTW)
BTW 21%
Totaal
50,00
5,99
11,76
67,75
Fout
Schoenen (excl. BTW)
BTW 21%
Verzendkosten
Totaal
50,00
10,50
5,99
66,94

Waarom moet ik BTW rekenen over verzendkosten?

Veel mensen begrijpen niet waarom BTW over verzendkosten berekend moet worden. We leggen je graag uit waarom de Belastingdienst dit van je vraagt.

Als je geen BTW over verzendkosten zou moeten betalen, zou je belasting kunnen ontduiken. Je kunt er dan namelijk voor kiezen om een lager bedrag voor goederen te rekenen en een hoger bedrag voor verzendkosten.

Zo zou je over een lager bedrag BTW hoeven te betalen en dat wil de Belastingdienst natuurlijk voorkomen. Daarom zijn verzendkosten niet BTW vrij.

Welk BTW tarief moet ik gebruiken voor verzendkosten?

Je gebruikt hetzelfde BTW tarief dat geldt voor de goederen op de factuur, of dit nu hoog of laag is.

Het BTW tarief dat je gebruikt om verzendkosten te belasten is variabel (0%, 9% of 21%) en is afhankelijk van het soort goederen dat je verstuurt. Je neemt het BTW tarief dat geldt voor de door jou geleverde producten en gebruikt dit voor het totale bedrag op de factuur.

Voor de meeste bedrijven die handelen binnen Nederland geldt het hoge BTW tarief van 21%. Mocht je niet weten of jouw producten in de BTW categorie hoog of laag vallen, check dan de website van de Belastingdienst.

Je kunt in ieder geval het volgende aanhouden: 

  • Lever je goederen die vrij zijn van omzetbelasting? Dan betaal je geen BTW over de verzendkosten.
  • Is het BTW tarief op je goederen 9%? Dan reken je 9% BTW over de verzendkosten.
  • Is het BTW tarief op je goederen 21%? Dan reken je 21% BTW over de verzendkosten.
  • Staan er goederen op de factuur met verschillende BTW tarieven? Dan verreken je de BTW over de verzendkosten in verhouding. Een voorbeeld om dit toe te lichten:

Indien je in één pakket een product van €3 met 9% BTW verzendt en een product van €7 met 21% BTW, bereken je de BTW over de verzendkosten naar verhouding. Dit houdt in: 30% van het bedrag tegen 9% BTW en 70% tegen 21% BTW.

Hoe bereken ik verzendkosten door aan mijn klanten?

Je betaalt verzendkosten (inclusief BTW) aan de vervoerder en kan deze terugvragen of aftrekken, omdat het een zakelijke uitgave is. Je berekent de verzendkosten (inclusief BTW) door aan je klant en draagt de ontvangen BTW af aan de Belastingdienst.

Verzendkosten verwerk je op dezelfde manier als al je goederen. Je koopt verzending in bij een vervoerder (of tussenpartij zoals Sendcloud) en ‘verkoopt’ het aan je klant.

Zelf betaal je BTW bij het aankopen van verzending en laat je de klant BTW betalen over de verzendkosten. In je administratie verwerk je het volledige factuurbedrag als één post of je voert de goederen en verzendkosten apart in.

Btw over verzendkosten

Slim omgaan met verzendkosten berekenen aan klanten

In ons artikel over gratis verzending lees je hoe vervelend klanten verzendkosten vinden. Wij begrijpen ook dat vrijwel niemand bereid is om €7,25 (€5,99 + 21% btw) verzendkosten te betalen.

Daarom is het belangrijk dat je slim omgaat met het doorberekenen van verzendkosten.

Je kunt beter je producten iets duurder maken en je verzendkosten wat verlagen, dan klanten €7,25 laten betalen voor verzending. Maar je wilt natuurlijk ook je producten zo goedkoop mogelijk aanbieden.

Wanneer klanten over het algemeen meerdere producten kopen bij één bestelling, is het onverstandig om veel van de verzendkosten in je productprijs te verstoppen.

In principe hoef je namelijk maar één keer verzendkosten te betalen als je meerdere producten koopt.

Dus, wat is slim?

Wij raden aan om niet meer dan €5 (ofwel €4,95) voor een normale pakketzending te rekenen. Dit bedrag is inclusief 21% BTW en bestaat dus uit €4,09 verzendkosten en €0,86 BTW. Dat betekent dat je in dit geval nog €1,90 (€5,99 – €4,09) moet verwerken in je productprijs.

Verkoop je duurdere of niche producten, dan is dit vaak geen probleem, maar heb je veel goedkope producten in je assortiment (onder €20) dan kan een prijsverschil van €1,90 je concurrentiepositie in gevaar brengen.

We raden aan om dan gebruik te maken van een combinatie van deze strategieën:

  • Reken een deel van de verzendkosten als marketingkosten. Kijk hoeveel van de verzendkosten je kunt toevoegen aan de productprijs, zonder dat je concurrentiepositie in gevaar komt en reken het resterende bedrag bij je marketingkosten. Echte winst maak je namelijk niet met het éénmalig verkopen van een goedkoop product. Je wilt ervoor zorgen dat klanten blijven terugkomen of ervoor kiezen om meerdere producten tegelijk te bestellen. En als lage verzendkosten hiervoor een belangrijke strategie zijn, dan moet het onderdeel zijn van je marketingbudget.
  • Focus op cross selling. Als je slechts een klein deel van de verzendkosten in de productprijs kunt verwerken, wil je er natuurlijk voor zorgen dat klanten meerdere producten kopen. Op deze manier maak je minder verlies met goedkopere verzending. Probeer je webshop daarom in te richten op cross selling. Dit houdt in dat je meerdere producten aan dezelfde consument verkoopt.
  • Gratis verzenddrempel. De beste manier om cross selling te stimuleren en het gemiddelde orderbedrag te verhogen, is gebruikmaken van een gratis verzenddrempel. Hoe je deze drempel bepaalt en wat daarvan de voordelen zijn, lees je in onze blog ‘gratis verzending voor webshops: de nummer één strategie voor meer online omzet‘.

En de laatste tip…

Kies voor de goedkoopste verzendoptie. We zien vaak pakketten die ook als brievenbuspakket hadden kunnen worden verstuurd. Relatief goedkope producten hoeven niet per se verstuurd te worden met de normale pakketpost.

Een brievenbuspakketje is al snel de helft goedkoper en heeft dus een groot voordeel. Benieuwd hoe je geld kunt besparen op verzenden? Lees dan ons artikel met 10 opmerkelijke tips voor het goedkoper verzenden van je pakketten .

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen, laat zeker even een reactie achter!

6 Comments

  • Ron Hart schreef:

    Goedemorgen, ik verstuur een boek, dat is 9% BTW. Dat wordt ook zo aangehouden op de nota.
    Hoe kan ik binnen Sendcloud de BTW over verzendkosten op 9% zetten?
    U schrijft namelijk:
    Je kunt in ieder geval het volgende aanhouden:
    Is het BTW tarief op je goederen 9%? Dan reken je 9% BTW over de verzendkosten.

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Goedemorgen Ron,

      Dankjewel voor je reactie! Het klopt inderdaad dat je 9% BTW rekent over de verzendkosten, indien het BTW tarief op de producten die je verstuurt 9% is. Dit geldt voor de verrekening op de factuur aan jouw klanten, omdat je producten aan hen verkoopt en naar hen verzendt. In je Sendcloud account kun je hiervoor dus niets aanpassen, dat staat er los van. Vervoerders, en wij bij Sendcloud dus ook, rekenen het BTW tarief van 21% aan jou als klant, omdat we als het ware een label aan jou leveren en daar zit 21% BTW op. Hopelijk kun je hiermee vooruit!

      Hartelijke groeten,

      Mariëlle

  • Robert Windt schreef:

    Als ik een klein pakketje met postzegels verstuur, dan hoef ik daar toch geen btw over te berekenen? Op de door mij gekochte postzegels zit ook geen btw!

    • Iris Dings schreef:

      Hi Robert,

      Het gaat hier over het verrekenen van de BTW. Wanneer je een pakketje op de post doet met postzegels, dan betaal je zelf inderdaad geen BTW. Maar wanneer je producten verkoopt aan je klanten, dan dient er zowel op de producten als over de verzendkosten BTW verrekend te worden. Wanneer je boeken verkoopt verreken je in dit geval 9% voor zowel de producten als de verzendkosten, wanneer je schoenen verkoopt geldt het 21% BTW tarief. Je dient in ieder geval de verzendkosten op de factuur te vermelden en daar BTW over te verrekenen aan jouw klant.

      Hopelijk is het zo duidelijk!

      Hartelijke groeten,
      Iris

  • Henk schreef:

    Ik vind het heel vreemd. Bij de grote(re) bedrijven zie je altijd “dezelfde” prijzen voor verzendkosten, onafhankelijk van de prijs het product dat je koopt. Bovendien vind ik, dit om verwarring te voorkomen, de bedrijven er dan bij moeten schrijven of de verzendkosten wél of niet incl. btw zijn. Ik denk dat wanneer je een enquête zou doen 99,9% van klanten ervan uitgaan dat verzendkosten incl. btw zijn.
    Ik kom op deze site, omdat ik idd een product wilde bestellen waar de verzendkosten excl. btw waren en m.i. de factuur niet klopte.

    • Iris Dings schreef:

      Hi Henk,

      Er ontstaat inderdaad nog vaak verwarring over de BTW over de verzendkosten. Het makkelijkste kun je dit checken door de factuur van de order na te kijken, waarop het BTW tarief over zowel de verzendkosten als het product verrekend wordt. Wanneer je een boek bestelt zou dat dan 9% moeten zijn en voor producten waar 21% BTW voor geldt, zou dit dan 21% moeten zijn.

      Goed dat je in ieder geval zelf even op onderzoek bent gegaan en we vinden het fijn dat we je een antwoord hebben kunnen bieden!

      –Iris

Leave a Reply