Welk proces willen de meeste online retailers graag versnellen? Stel deze vraag en meestal zul je logistiek als antwoord krijgen. Het proces bestaat uit veel verschillende stappen die tijd en mankracht vragen. Het orderverwerkingsproces bestaat bijvoorbeeld alleen al uit: orderpicking, zorgen dat de juiste verzendoptie wordt gekozen, de producten verpakken en de labels printen. Fouten maken is menselijk, dus dit ligt op de loer, met ontevreden klanten en hoge kosten tot gevolg. Gelukkig kun je met slimme verzendregels van Sendcloud je proces versimpelen en versnellen. We leggen je graag uit hoe dat werkt, met praktijkvoorbeelden!

Slimme verzendregels van Sendcloud

In dit artikel lees je hoe je je orderverwerking kunt automatiseren met behulp van de slimme verzendregels van Sendcloud. We behandelen het volgende: 

  • Automatisering: bespaar tijd en voorkom fouten
  • Wat zijn slimme verzendregels?
  • Praktijkvoorbeelden van slimme verzendregels
  • Hoe werken slimme verzendregels precies?
  • Aan de slag: hoe maak je slimme verzendregels?
  • Wat je in je achterhoofd moet houden

Efficiente orderverwerking

Automatisering: bespaar tijd en voorkom fouten 

Als online retailer moet je vaak handmatig aanpassingen doen in je orders. Hierbij enkele voorbeelden van veel voorkomende, tijdrovende aanpassingen: 

  • Vervoerder of verzendoptie wijzigen (bijvoorbeeld vanwege bestemming, gewicht, formaat of de service waar de klant om vraagt)  
  • Zorgen dat de order wordt verzonden vanuit de juiste locatie (bijvoorbeeld vanwege een andere inpaklocatie of ander magazijn)
  • Verzekering toevoegen voor kostbare orders

Als je dit proces automatiseert, hoeven je medewerkers niet meer elke order handmatig te controleren en waar nodig aan te passen. Automatisering zorgt ervoor dat de juiste opties direct worden toegepast. Het enige dat je medewerkers nog hoeven te doen, is de producten verzamelen, verpakken en de verzendlabels printen.

De verzending zelf is dan al helemaal voorbereid. Met Sendcloud kun je je orderverwerking automatiseren met behulp van slimme verzendregels. 

Wat zijn slimme verzendregels? 

Onze slimme verzendregels zijn automatische regels met vooraf ingestelde voorwaarden. Wordt bij een order aan een bepaalde voorwaarde voldaan, dan volgt een specifieke actie, waardoor je als online retailer niet meer handmatig elke order hoeft te wijzigen voordat je deze verwerkt.

Mits correct ingesteld, kunnen slimme verzendregels je dus veel tijd en mankracht besparen, én je voorkomt er fouten mee. We delen graag een aantal praktijkvoorbeelden van onze klanten die slimme verzendregels gebruiken om hun orderverwerking sneller te laten verlopen. 

Praktijkvoorbeelden van slimme verzendregels

Voorbeeld 1: productlijsten 

Onze klant van het eerste voorbeeld heeft maar vier slimme verzendregels. Deze hebben betrekking op alle producten die hij verkoopt en zorgen dat de producten via de juiste verzendoptie en vervoerder worden verzonden. 

Elke regel bevat de namen van de producten die via een specifieke verzendoptie moeten worden verzonden. Wanneer een order wordt verwerkt, controleren de slimme verzendregels welke producten de order bevat en wordt automatisch de juiste verzendoptie toegepast. 

Dit is een zeer efficiënte manier om verzendregels te gebruiken. Je hebt geen medewerker meer nodig om de producten in de order handmatig te controleren op de juiste verzendoptie. 

Slimme verzendregels zijn vooral nuttig voor retailers die veel verschillende producten verkopen in verschillende maten of gewichten, omdat daar verschillende verzendopties voor nodig zijn. 

Voorbeeld 2: internationaal verzenden

Zoals we al hebben gezien, kunnen slimme verzendregels ook erg nuttig zijn als je je producten naar het buitenland verzendt, met verschillende vervoerders en verzendopties per land. Of als je producten verzendt vanuit verschillende locaties, bijvoorbeeld als je magazijnen hebt in verschillende landen. 

Eén van onze klanten gebruikt 27 verschillende slimme verzendregels voor internationale zendingen. De regels zorgen ervoor dat wanneer een order naar een bepaald land wordt verzonden, er altijd de meest geschikte vervoerder en verzendoptie wordt gebruikt. 

Dit type regel ziet er meestal zo uit:

  • Als ‘Naar land is Germany’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met DPD Home’ (actie)

Slimme verzendregels 1

Je kunt ook extra voorwaarden toevoegen, zoals gewicht of formaat, om de service verder te verfijnen. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit: 

  • Als ‘Naar land is Germany’ (voorwaarde) and ‘Gewicht (kg) is groter dan 20kg’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met DHL Parcel Connect 15-31.5 kg’ (actie)

Slimme verzendregels 2

Nog meer tips lezen over internationaal verzenden? Lees onze blog: 10 tips voor probleemloos internationaal verzenden

Voorbeeld 3: ophalen in een winkel

E-carnavalskleding.nl gebruikt slimme verzendregels om een naadloze ophaalervaring voor de klant te creëren. Wanneer klanten ervoor kiezen om hun bestelling bij een magazijn of in een winkel op te halen, kunnen ze ‘Ophalen’ selecteren bij het afrekenen. 

E-carnavalskleding.nl gebruikt de volgende verzendregel: 

  • Als ‘Checkout delivery method is pick-up’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met  unstamped letter’ (actie)

Een ongefrankeerde brief is een verzendlabel met alleen de bezorggegevens van de klant (naam, adres etc.), maar er wordt niet voor betaald. 

Wanneer de klant het pakket ophaalt, is er immers geen betaald verzendlabel nodig. Maar dankzij de ongefrankeerde brief weten je medewerkers meteen dat dit pakket in het magazijn of de winkel wordt opgehaald. Ze hoeven dit dus niet meer te controleren en kunnen meteen doorgaan met het proces.

Omdat de juiste klantgegevens op het pakket staan, kun je het pakket snel terugvinden en aan de klant geven wanneer deze de bestelling op komt halen.

Voorbeeld 4: meerdere merken of webshops

Als je verkoopt via meerdere merken of meerdere webshops hebt, kun je dankzij verzendlabels alles duidelijk gescheiden houden, zonder het proces te vertragen. 

Onze klant van het vierde voorbeeld heeft meerdere webshops binnen hetzelfde Sendcloud-account. Elke webshop heeft een andere naam (met eigen branding), dus ze staan in de lijst als een andere integratie. Maar de producten worden wel allemaal vanuit hetzelfde magazijn verzonden. 

De online retailer heeft een slimme verzendregel gemaakt voor elke integratie. Dat ziet er als volgt uit: 

  • Als ‘Integratie is Triple Vision Store’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met adres Triple Vision’ (actie)

Door de slimme verzendregels op deze manier te gebruiken, is via het label meteen duidelijk om welk merk het gaat. 

Als je verzendt vanuit meerdere magazijnen op verschillende locaties, helpen deze regels je ook om ervoor te zorgen dat de pakketten vanuit de juiste locatie worden verzonden.

Hoe werken de slimme verzendregels precies?

Maar hoe pas je slimme verzendregels dan precies toe? Wanneer een binnenkomende order vanuit je webshop aan Sendcloud wordt overgedragen, doorloopt deze automatisch je actieve slimme verzendregels.

Voldoet de order aan de voorwaarde(n) van een verzendregel, dan wordt/worden de actie(s) uitgevoerd. Dit betekent dat wanneer je het label print, de order al is verwerkt. De order is aan de juiste vervoerder toegewezen met de juiste verzendoptie, wordt verzonden vanuit het juiste magazijn en heeft indien nodig de juiste verzekering.  

Een verzendregel bestaat uit één of meerdere voorwaarden en daaropvolgende acties. 

Voorwaarde(n):

Een voorwaarde bepaalt of de verzendregel op de order wordt toegepast. Deze worden onderverdeeld in drie categorieën: tekst, numeriek en eigendom. 

Meestal moet je de voorwaarde aanpassen om de order te verwerken: als de order bijvoorbeeld zwaarder is dan een bepaald gewicht of naar een bepaald land moet worden verzonden.  

Je kunt per verzendregel meer dan één voorwaarde toevoegen. Het is ook mogelijk om in te stellen dat een order aan ALLE voorwaarden van de verzendregel moet voldoen voordat de regel wordt toegepast of dat de order aan geen van de voorwaarden moet voldoen (hierover later meer). 

Actie(s): 

De acties zijn de gevolgen. Het is de wijziging in het verzendproces die moet worden aangebracht vanwege de voorwaarden. Dit wijzigt bijvoorbeeld de vervoerder of voegt een verzekering aan de zending toe. 

Net als bij de voorwaarden kun je er ook voor kiezen om meerdere acties toe te passen. Houd er wel rekening mee dat elke actie die je aan de regel toevoegt, wordt uitgevoerd als aan de voorwaarden is voldaan. 

Aan de slag: hoe maak je slimme verzendregels?

De voorbeelden hierboven zijn slechts een kleine greep uit de mogelijkheden die je hebt met slimme verzendregels. Hopelijk maken ze je enthousiast om slimmer te verzenden en zo meer tijd te besparen.

Volg de instructies hieronder om aan de slag te gaan met het automatiseren van je orderverwerking. 

Via het menu ‘Instellingen’ kom je bij je ‘Shipping Rules’. In het overzicht zie je alle ingestelde regels en of ze zijn in- of uitgeschakeld. Hier kun je een nieuwe verzendregel maken of bestaande regels bewerken/verwijderen. Je kunt ook de volgorde aanpassen waarin de regels worden uitgevoerd.

Als eerste vul je een naam in voor de nieuwe regel. Hieronder vind je alle opties voor het instellen van je voorwaarden en acties op een rij. 

Kies uit de volgende voorwaarden: 

  • Integratie (eigendom) – één van de integraties, CM’s, of overig, gekoppeld aan Sendcloud
  • Item naam (tekst) – naam van het bestelde product
  • Item SKU  (tekst) – de Stock Keeping Unit die bestaat uit ongeveer acht letters en cijfers (code voor de prijs, productdetails en de fabrikant) 
  • Ordernummer (numeriek) – referentienummer voor de order die is geïmporteerd
  • Item hoeveelheid (numeriek) – aantal producten in de order
  • Orderwaarde (numeriek) – waarde van het product/de producten in de order
  • Afzendadres (eigendom) – adres van waaruit de verkoper verzendt 
  • Naar land (eigendom) – land van bestemming voor de order
  • Checkout delivery method (tekst) – de naam van de bezorgmethode die tijdens het afrekenen is gekozen
  • Gewicht (numeriek) – gewicht van de order

De volgende optie in het menu verschilt per categorie (tekst, numeriek en eigendom): 

Tekst

Numeriek

Eigendom

Property

Kies de juiste actie bij deze voorwaarde: 

Wanneer je je voorwaarde(n) voor de verzendregel hebt bepaald, dien je je actie(s) te kiezen. Je kunt kiezen uit het volgende: 

  • Verzeker je pakket voor – vanaf welk bedrag je de order wilt verzekeren 
  • Verzenden met adres – kies het adres (magazijn/opslaglocatie van je winkel) waarvandaan je de order verzendt
  • Verzenden met – de verzendmethode die je wilt gebruiken
  • Stel gewicht in – het standaardgewicht van het pakket

Je ziet het: met Sendcloud is het automatiseren van orderverwerking kinderlijk eenvoudig. Maar lees nog even verder, want we hebben nog een paar tips voor je, waarmee je alles uit je slimme verzendregels haalt.

Wat je in je achterhoofd moet houden wanneer je slimme verzendregels maakt 

De volgorde van je regels

Je slimme verzendregels worden toegepast in de volgorde waarin ze in het overzicht staan. Dit betekent dat latere regels eerdere regels overschrijven, en dat de laatste regel in de lijst als laatste wordt toegepast, indien er meerdere regels zijn ingesteld. 

Het is dus belangrijk dat je goed nadenkt over de volgorde van je slimme verzendregels. Zo voorkom je dat gewenste acties worden geannuleerd, door slimme verzendregels die lager in je overzicht staan.

Laten we één van de eerdere voorbeelden nog eens bekijken: 

  • Als ‘Naar land is Germany’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met DPD Home’ (actie) 
  • Als ‘Naar land is Germany’ (voorwaarde) and ‘Gewicht Groter dan 20 kg’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met DHL Parcel Connect 15.31 kg’ (actie)

In dit voorbeeld kun je de regels het beste in de bovenstaande volgorde plaatsen. Dit zorgt ervoor dat bestellingen die naar Duitsland gaan EN zwaarder zijn dan 20 kg via de juiste vervoerder worden verzonden.

Als je de regels andersom zou hebben geplaatst, zou de regel die de voorwaarde over het gewicht bevat, zijn overschreven en zou de order dus altijd met DPD Home zijn verzonden, onafhankelijk van het gewicht. Beide regels bevatten immers de voorwaarde ‘Naar land’ is Germany.   

Match ALLE of IEDERE voorwaarden van deze regel

Je hebt ook de optie om ‘Match ALLE voorwaarden van deze regel’ te selecteren. Dit betekent dat de verzendregel pas wordt toegepast op de order als aan alle voorwaarden is voldaan. 

Een voorbeeld: als je de onderstaande regel hebt ingesteld met ‘Match ALLE voorwaarden van deze regel’ geselecteerd, moet de order de bestemming Germany hebben EN meer dan 20 kg wegen om via DHL Parcel Connect 15.31 kg te worden verzonden. 

  • Als ‘Naar land is Germany’ (voorwaarde) and ‘Gewicht groter dan 20kg’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met DHL Parcel Connect 15.31 kg’ (actie)

Maar als je ‘Match ALLE voorwaarden van deze regel’ níet hebt geselecteerd, wordt de order verzonden via DHL Parcel Connect 15.31 kg als de order aan één van de voorwaarden voldoet. 

  • Als ‘Naar land is Germany’ (voorwaarde) of ‘Gewicht groter dan 20kg’ (voorwaarde), dan ‘Verzenden met DHL Parcel Connect 15.31 kg’ (actie)

Hoe denk jij dat het gebruik van slimme verzendregels je kan helpen om je verzendproces te automatiseren en tijd te besparen? Heb je nog vragen over het gebruik van slimme verzendregels? Laat dan hieronder een reactie achter of neem contact op met onze customer success afdeling voor uitgebreidere ondersteuning.

Leave a Reply