Wanneer je producten buiten de EU verzendt, zijn er veel aspecten om rekening mee te houden. Er gelden bijvoorbeeld in elk land verschillende regels met betrekking tot douane- en invoerrechten en iedere vervoerder heeft nét weer andere eisen en voorwaarden. Hoe zorg je er nu voor dat jouw klant in bijvoorbeeld Zuid-Afrika of China probleemloos zijn order ontvangt? Wij hebben 10 tips opgesteld waarmee je gemakkelijker internationaal kunt verzenden.

10 tips voor het internationaal verzenden van pakketten

Om te zorgen dat je je pakketten probleemloos naar klanten in het buitenland kunt versturen, zetten we 10 tips voor probleemloos internationaal verzenden voor je op een rij.

1. Verpakking voor internationale zendingen

Je wilt dat je producten in goede staat aankomen bij je klant, dus een goede verpakking is van belang. Daarnaast zijn er een aantal internationale regels waaraan je moet voldoen:

  • Zorg ervoor dat de verzenddoos stevig is en tegen een val van 1.5 meter kan
  • Vul het pakket met opvulmateriaal zoals bubbelplastic of piepschuim
  • Bedek de hoeken van de verzenddoos met extra tape
  • Gebruik geen kranten als opvulmateriaal, in verband met bepaalde censuurregels in het buitenland

2. Adressering bij internationaal verzenden

Een goede adressering is van essentieel belang voor het afleveren van je zendingen. Vermeld voor landen buiten de EU daarom ook het e-mailadres en telefoonnummer van de klant op het verzendlabel. Dit verhoogt de kans op aflevering aanzienlijk.

Let op: voor landen binnen de EU is het verboden om een telefoonnummer te tonen op de buitenkant van het pakket, vanwege dataminimalisatie in de huidige wetgeving. Vervoerders houden hier rekening mee door deze informatie niet te printen op het verzendlabel.

Wanneer je gebruik maakt van een verzendtool zoals SendCloud, wordt het telefoonnummer wel gedeeld met de vervoerder, maar dus niet geprint op het verzendlabel. Op die manier verhoog je toch de kans op een succesvol afgeleverd pakket.

 

3. Levertijd van internationale zendingen: Express of regulier?

Hoewel je in principe klanten over de hele wereld kunt voorzien van jouw producten, dien je wel rekening te houden met de levertijden. Bekijk dus goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar je klant. Postnetwerken, zoals die van PostNL zijn vaak wat trager dan Express netwerken van bijvoorbeeld DHL of UPS.

Bied de klant daarom ook de keuze of hij een Express zending wenst (eventueel tegen extra kosten) of een normale zending die wellicht wat langer duurt. Via SendCloud kun je eenvoudig meerdere vervoerders en verzendopties combineren in je check-out.

UPS internationaal verzenden

4. Wat is wel en niet toegestaan bij internationaal verzenden?

Elk land en elke vervoerder hanteert verschillende regels over wat je wel en niet internationaal mag verzenden. Kijk daarom altijd op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie hierover. De onderstaande items mogen over het algemeen niet internationaal verzonden worden:

  • Spuitbussen
  • Alcoholhoudende dranken
  • Sigaretten
  • Goederen die beperkt houdbaar zijn
  • Benzine of olie
  • Nagellak
  • Parfum
  • Gif
  • Aanstekers
  • Brandblussers
  • Gasmaskers
  • Loterij tickets
  • Ruwe diamanten
  • Beschadigde accu’s

Raadpleeg bijvoorbeeld deze pagina van PostNL voor een algemeen overzicht van verboden goederen en stoffen en een aanvullende lijst van verboden items per land. Of maak gebruik van deze UPS tool om per land of gebied te bekijken welke importregulaties van toepassing zijn.

5. Het verzekeren van buitenlandse zendingen

Verzend je goederen met een hoge waarde? Overweeg dan of het verstandig is om het pakket te verzekeren tegen schade en vermissing. Buitenlandzendingen raken relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland.

Het hangt van je gekozen verzendoptie af of zendingen standaard tot een bepaald bedrag zijn verzekerd. Je kunt er ook voor kiezen om een aparte verzekering af te sluiten per pakket. Wanneer je via SendCloud verzendt, kun je ervoor kiezen om dit automatisch te doen tegen een gereduceerd bedrag.

6. Houd rekening met de douaneregelgeving  

Hoewel het geen leuke materie is, is het belangrijk dat je rekening houdt met de douaneregelgeving. Bij het verzenden van pakketten buiten de EU, is afhandeling door de douane een vereiste.

Overheden controleren daarbij steeds strenger welke goederen hun land binnenkomen. Vanaf 1 januari 2019 is daarom de informatievoorziening voor het verzenden van goederen buiten de EU extra aangescherpt. Dat betekent dat douaneformulieren volledig en correct moeten worden ingevuld. Doe je dit niet, dan kan dit reden zijn om de zending vast te houden en niet te bezorgen in het land van bestemming. Dit kun je voorkomen door alle gegevens netjes in te vullen, ook de niet verplichte velden. Een gewaarschuwd mens telt voor twee!

Internationaal verzenden

7. Welke douaneformulieren zijn van belang voor wereldwijde zendingen?

Voor pakketzendingen naar een land buiten de EU (of naar één van de EU uitzonderingsgebieden), dient altijd minimaal een douaneverklaring CN22 of CN23 te worden toegevoegd. Om vertragingen te voorkomen, wordt aangeraden om de belangrijkste documenten in tweevoud toe te voegen. Een goed verzonden pakket gaat gepaard met een douaneverklaring CN22 of CN23, een commercial invoice, een CP71 verzendnota en wanneer nodig een Certificate of Origin (CoC).

  • Douaneverklaring CN22 | Douaneverklaring CN22
    Voor het versturen van goederen tot 2 kg en met een waarde tot 425 euro. De CN22 douanesticker plak je gewoon aan de buitenkant van het pakket.
  • Douaneverklaring CN23 | Douaneverklaring CN23
    Voor het versturen van pakketten zwaarder dan 2 kg en/of met een waarde vanaf 425 euro. Het CN23 formulier is uitgebreider dan het CN22 formulier en dient te worden toegevoegd in een transparante envelop aan de buitenkant van het pakket.
  • Dispatch Note CP71
    Verplicht begeleidend document van het CN23 formulier.
  • Commercial Invoice | Commercial Invoice
    Een exportdocument dat moet worden toegevoegd aan iedere commerciële zending naar een land buiten de EU. De commerciële factuur is een bindend douanedocument waarin informatie staat over de inhoud van het pakket en de gemaakte afspraken, zoals wie de douanekosten betaalt.
  • Certificate of Origin (CoC) | Certificaat van Oorsprong (CvO)
    Geeft de oorsprong van een product aan en bewijst dus in welk land een product gemaakt is. Vereist voor de invoer van goederen van een aantal landen buiten de EU. Een CvO kan worden aangevraagd via de website van de KvK en via deze link kun je controleren of voor jouw zending een CvO benodigd is.

Normaal gezien dien je drie prints van de Commercial Invoice bij te voegen, één voor het land waar je vanuit exporteert, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger. Twee van deze documenten dien je in een zogenaamde ‘paklijsten envelop’ toe te voegen aan de buitenkant van het pakket en het advies is om één Commercial Invoice in het pakket te doen.

Bij het invullen van deze documenten dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

  • Beschrijf elk artikel apart op het formulier
  • Vermeld het aantal, gewicht (in gram) en waarde (in €)
  • Vermeld ook het totaalgewicht en totale waarde van de inhoud, ook als het om een geschenk of sample gaat
  • Specificeer elk artikel met een 6-cijferige HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie. Deze kun je hier opzoeken.
  • Zet je handtekening op het CN22/Commercial Invoice label. Bij het ontbreken van de handtekening kan dit leiden tot vertraging.

8. Wat je moet weten over Incoterms

De International Commercial Terms of ‘Incoterms’ zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Deze zet je op de Commercial Invoice. Hiermee regel je automatisch wie de vervoerskosten, documenten en verzekering regelt en betaalt. Sinds 2010 zijn deze regels vernieuwd en zijn sommige regels uit voorgaande Incoterms gewijzigd en/of samengevoegd.

Weet je niet welke incoterm je moet gebruiken? Dan raden we de DAP aan. Dit houdt in dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt en uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten.

Douaneformulieren-internationaal-verzenden-768x512

9. Extra kosten voor jou of voor je klanten? Manage expectations!

Over de kosten van tip 8 gesproken: zorg ervoor dat je klant op de hoogte is van het feit dat er hoogstwaarschijnlijk douanekosten betaalt moeten worden. Indien je klant hier niet van op de hoogte is, mag deze het pakket weigeren. Het gevolg is dat jij als verzender dan de retour- én douanekosten moet betalen voor dit pakket. Bovendien verlies je hiermee waarschijnlijk de klant, omdat deze niet rekende op deze extra kosten en wellicht niet meer opnieuw bij je wil bestellen.

10. Niet zeker? Neem contact op met de vervoerder of tussenpersoon

Internationaal verkopen biedt vele kansen voor je webshop, maar je dient met een heleboel zaken rekening te houden. Neem het zeker voor het onzeker als je ergens over twijfelt en contact de vervoerder en/of tussenpersoon als je vragen hebt. Deze is op de hoogte van de meest recente douaneregelgeving voor het land van bestemming.

Bij SendCloud krijgen we geregeld vragen over een internationaal pakket dat bij de douane vaststaat vanwege ontbrekende of onjuiste informatie en dat is zonde! Dit betekent namelijk een flinke vertraging in het volledige proces. Vraag daarom ook vooraf om hulp wanneer dit nodig is. Beter een vraag teveel gesteld dan te weinig, toch?

Wil je meer weten over internationaal verzenden en de tips uit dit artikel? Download dan onze gratis whitepaper.

Beoordeel dit artikel en laat ons weten wat je ervan vindt

4.3/5 38 ratings

21 Comments

  • Alle Renkema schreef:

    Op 2-06-2017 is een aangetekende brief verstuurt RN370451668NL en tot op heden 11-07-2017- nog niets ontvangen heb contact gehad met de braziliaans post maar die kunnen mij niet verder helpen en zeggen wacht maar tot eind augustesHet protocol wat ik van hun heb gekregen is 27061702617455 wat moet ik doen

    • Hoi Alle,
      Bedankt voor je reactie en wat vervelend om te horen dat de aangetekende brief nog niet is aangekomen. Is de zending via SendCloud verstuurd? Ik kan in het systeem op dat nummer niets terugvinden. Mocht je al een support ticket hebben ingeschoten, kun je dan aangeven via welke shopnaam? Mocht je dat nog niet hebben gedaan, zou je dan kunnen aangeven met welke vervoerder je de aangetekende brief hebt verstuurd? We helpen graag!

  • Mascha Ibes schreef:

    Jullie geven als 2e tip “print altijd het telefoonnummer van de ontvanger op het verzendlabel”, maar er zijn landen (waaronder Belgie en Oostenrijk) waar dit bij wet niet is toegstaan! Dat is wellicht nog een belangrijke aanvulling

    • Iris Dings schreef:

      Bedankt voor je reactie Mascha! We zijn het aan het uitpluizen. Met de GDPR gaan er ook nog een aantal zaken veranderen, dus dan zullen we het artikel weer verder updaten :).

  • D schreef:

    Mag je een goude ketting 14k van 5 gram naar america opsturen?
    Mvg

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Bedankt voor je reactie! Je mag een gouden ketting versturen naar Amerika, maar je dient dit wel op de douaneformulieren aan te geven. Goed om te weten: edelmetalen kunnen via geen enkele vervoerder verzekerd worden. Mocht je nog vragen hebben, dan zijn ze altijd welkom.

      Hartelijke groeten,
      Mariëlle van SendCloud

  • Rdammer77 schreef:

    Mag je verfspuitbussen opsturen naar Sydney Australië?

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Bedankt voor je reactie! Spuitbussen vallen onder de ADR (Europese overeenkomst betreffende het vervoeren van gevaarlijke stoffen). In dit artikel vind je hier meer informatie over: https://support.sendcloud.com/nederlands/aanvullende-verzendinformatie/gevaarlijke-stoffen-adr. Indien één van de logo’s die je terugvindt in dit artikel erop vermeld staat mag het niet vervoerd worden. Indien geen van de logo’s er op vermeld staan, dan valt het hoogstwaarschijnlijk onder ‘limited quantity’. Ook daarover vind je meer informatie in het ADR artikel. Mocht je nog vragen hebben, dan helpt ons customer service team je graag verder.

      Hartelijke groeten,
      Mariëlle van SendCloud

  • mirjam schreef:

    mag je mayonaise meesturen in een pakket naar China?

  • Jannemarieke van Winssen schreef:

    Ik wil extra kleding sturen naar mijn dochter in Australië. Het is haar eigen gedragen kleding. Moet zij daar invoerrechten op betalen? Id pakket van 4.5 kg. Of kan ik het beter in 2 paketten van max 2 kg versturen?

    • Iris Dings schreef:

      Hi Jannemarieke,

      Dat is een goede vraag. Aangezien het om een niet commerciële zending gaat, liggen de regels daar wat anders. Daarnaast gelden voor Australië natuurlijk andere regels dan binnen de EU. Ik heb het even opgezocht en wanneer de zending minder waarde heeft dan 1000AUD dan hoeven er geen invoerrechten of belasting betaald te worden. Op deze website vind je meer informatie: https://www.abf.gov.au/buying-online/buying-online.

      Hopelijk gaat het daarmee lukken!

      Veel succes.

      –Iris

  • raymond den heeten schreef:

    Hoi ik wil een telefoon terug sturen naar china, dit is garantie dus return item, hoe werkt dat en wat heb ik daar voor nodig.
    Raymond

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Hi Raymond,

      Dankjewel voor je reactie. Kan ik uit wat je schrijft opmaken dat het om een particuliere zending gaat in plaats van om een zakelijke zending (via SendCloud)?
      In dat geval kun je het beste contact opnemen met de verkoper, zodat zij je juist kunnen informeren over hoe je dit het beste kunt aanpakken.
      Over het algemeen bieden verkopers vaak een speciale retour pagina, waar je wellicht ook retourinformatie kunt vinden.

      Veel succes & een fijne dag!

      – Mariëlle

  • GJ schreef:

    Hallo, in uw adviezen zegt u: “Gebruik geen kranten als opvulmateriaal, in verband met bepaalde censuurregels in het buitenland”. Nu kom ik dat advies vaker tegen, maar overal lijkt men slechts het zinnetje van elkaar te kopiëren en nergens volgt een goede uitleg. Ik heb dan ook zo mijn twijfels of die regels wel bestaan. Welke landen gaat het precies om? Zijn dat veel landen? Of alleen een paar strenge communistische landen als China en Noord Korea? Is er een lijst van de landen die het betreft? En wat houden die censuurregels precies in?

    • Iris Dings schreef:

      Beste GJ,

      Bedankt voor de reactie en terechte vraag. Van communistische landen weten wij dat in het verleden pakketten retour zijn gestuurd, omdat er Nederlandse kranten zijn gebruikt als opvulmateriaal. De censuurregel is daar dat je geen buitenlandse kranten mag gebruiken als opvulmateriaal, omdat ze niet kunnen controleren wat erin staat. De regels bestaan dus wel degelijk, maar gelden inderdaad voor landen buiten de EU. Wij geven zulke tips altijd mee, omdat het mogelijk problemen kan opleveren. Je kunt beter wat “strenger” zijn voor jezelf en de strikte regels opvolgen. Anders is er een kans dat je pakket retour wordt gestuurd en dat kan je duur komen te staan. De regels verschillen per land. Mocht je naar specifieke landen versturen, dan kun je het beste even Googlen in het Engels. Voor landen als China weten wij in ieder geval dat deze regel wel degelijk bestaat en raden wij het af om kranten te gebruiken.

      Hopelijk kun je hiermee vooruit :). Heel veel succes met verzenden!

      Hartelijke groeten,
      Iris

  • TW schreef:

    Hoi,
    Ik ken iemand in Brazilie die gek is op Duo Panotti choco pasta. Er staat een houdsbaarheids datum op betekend dat dat het niet verzonden mag worden? Enige tips?

    Mvg,

    TW

    • Iris Dings schreef:

      Hi TW,

      Bedankt voor je reactie. Dit geldt uitsluitend voor een beperkte houdbaarheid, dus voornamelijk versproducten. Je kunt het altijd even navragen bij de vervoerder waarmee je gaat verzenden, maar Duo Penotti lijkt ons geen probleem. Wees alleen voorzichtig met de verpakking, hij moet tegen een val van 1.5 meter kunnen. Aangezien Duo Penotti in glas zit, kan dat nog een uitdaging zijn.

      Hartelijke groeten,
      Iris

      • TW schreef:

        Dank voor de snelle reactie Iris,

        Dat is nuttige informatie. Ik kreeg de reactie helaas niet per e-mail (wel e-mail adres opgegeven), maar gelukkig wist ik het artikel nog terug te vinden om je reactie te kunnen lezen. (feedback: Zou handig zijn als dat werkt.)

        Met vriendelijke groet,

        TW

  • Marie de Jonge schreef:

    Let inderdaad goed op de adressering wanneer je internationaal verzendt. Ook is het verstandig om te kijken naar de eisen van een pakket en welke info je moet noteren. Gelukkig kan je online alles goed vinden, maar het wijkt regelmatig af van wat we hier in Nederland gewend zijn.

Leave a Reply