Het wordt alsmaar makkelijker voor consumenten om producten van over de hele wereld te bestellen. Grenzen vervagen en dat betekent dat er voor webshops veel kansen liggen. Maar liefst 53% van de Europese consumenten bestelt wel eens bij een internationale webwinkel, blijkt uit onderzoek dat we deden onder meer dan 8000 consumenten. Met internationaal verzenden ligt de wereld dus aan je voeten.

Maar wanneer je als webshop producten buiten de Europese Unie verzendt, dien je wel met allerlei aspecten rekening te houden. Er gelden in elk land verschillende regels met betrekking tot douane- en invoerrechten. Ook hanteert elke vervoerder andere eisen en voorwaarden.

Hoe zorg je er als webshop voor dat zelfs in Zuid-Afrika of China je klanten probleemloos hun orders kunnen ontvangen? Wij delen 10 tips waarmee je gemakkelijker internationaal kunt verzenden, lees snel verder!

10 tips voor het internationaal verzenden van pakketten

Om te zorgen dat je probleemloos internationaal kunt verzenden, lees je in dit artikel meer over deze 10 tips:

  1. Het verpakken van internationale zendingen
  2. Adressering voor internationaal verzenden
  3. Levertijden van internationale zendingen
  4. Producten die niet zijn toegestaan
  5. Het verzekeren van buitenlandse zendingen
  6. Douaneregelgeving bij internationale zendingen
  7. Wat je moet weten over Incoterms
  8. Wees transparant over (extra) kosten
  9. Internationale verzendkosten berekenen
  10. Opties voor wereldwijde retouren

Hieronder gaan we in op de 10 verschillende tips zodat jij probleemloos internationaal kunt verzenden.

1. Het verpakken van internationale zendingen

Je wilt dat je producten in goede staat aankomen bij je klant, dus een goede verpakking is van belang. Daarbij zijn er een aantal internationale regels waaraan je moet voldoen:

  • Zorg dat de verzenddoos stevig is en tegen een val van 1.5 meter kan
  • Vul het pakket met opvulmateriaal zoals bubbelplastic of piepschuim
  • Bedek de hoeken van de verzenddoos met extra verpakkingstape
  • Gebruik geen kranten als opvulmateriaal, in verband met censuurregels

Kies een doos die groot genoeg is om opvulmateriaal toe te voegen, maar niet veel groter dan dat. Dat bespaart namelijk kosten én is duurzamer.

2. Adressering voor internationaal verzenden

Een goede adressering is van essentieel belang voor het afleveren van je zendingen. En de adressering is per land anders, dus let hierbij goed op.

Vermeld het e-mailadres en telefoonnummer van je klant op het verzendlabel. Dit verhoogt de kans op aflevering namelijk aanzienlijk.

Wanneer je gebruikmaakt van een verzendsoftware zoals Sendcloud, wordt het telefoonnummer automatisch op het label geplaatst wanneer de vervoerder dit toont op het verzendlabel.

3. Levertijden van internationale zendingen

Internationaal verzenden hoeft niet moeilijk te zijn, maar je dient wel rekening te houden met de levertijden. Bekijk dus goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar je klant.

Postnetwerken, zoals die van PostNL, zijn vaak wat trager dan Express netwerken van bijvoorbeeld DHL of UPS.

Bied je klant altijd de keuze uit een normale zending die wellicht wat langer duurt of een Express zending (tegen extra kosten).

Vervoerders Sendcloud

4. Producten die niet zijn toegestaan 

Als online retailer mag je enkel goederen verzenden die zijn toegestaan. Elk land en elke vervoerder hanteert hier andere regels voor. Houd je je hier niet aan, dan kunnen producten in beslag worden genomen. Zonde!

De onderstaande items mogen over het algemeen niet internationaal verzonden worden:

  • Spuitbussen
  • Alcoholhoudende dranken
  • Sigaretten
  • Goederen die beperkt houdbaar zijn
  • Benzine of olie
  • Nagellak
  • Parfum
  • Gif
  • Aanstekers
  • Brandblussers
  • Gasmaskers
  • Loterij tickets
  • Ruwe diamanten
  • Beschadigde accu’s

Kijk voor de zekerheid altijd even op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie.

5. Het verzekeren van buitenlandse zendingen

Verzend je goederen van een hoge waarde? Overweeg dan om je pakketten te verzekeren tegen schade en vermissing. Buitenlandzendingen raken namelijk relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland.

Het hangt van je gekozen verzendoptie af of zendingen standaard tot een bepaald bedrag verzekerd zijn. Je kunt er ook voor kiezen om een aparte verzekering af te sluiten per pakket.

Wanneer je via Sendcloud verzendt, kun je ervoor kiezen om dit automatisch te doen tegen een gereduceerd bedrag. Bovendien profiteer je van snellere afhandeling (reguliere claims kunnen wel 4 maanden duren).

6. Douaneregelgeving bij internationale zendingen

Bij het verzenden van pakketten buiten de EU hoort afhandeling door de douane. Je dient douaneformulieren zo volledig en correct mogelijk in te vullen. Doe je dit niet, dan heb je kans dat een zending niet bezorgd wordt. Uit onze cijfers blijkt dat 41% van de Nederlandse consumenten internationaal bestellen vermijd vanwege mogelijke douanekosten. Het is dus belangrijk dit goed te regelen!

Afhankelijk van de vervoerder en bestemming van je zending zijn zowel de ­Commercial Invoice plus de CN22/CN23 benodigd. Om vertragingen te voorkomen, raden we aan ze beiden toe te voegen. Voor de Commercial Invoice voeg je drie prints toe: één voor het land waar je vanuit verstuurt, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger.

Een goed voorbereid pakket gaat afhankelijk van wat vereist is gepaard met een commercial invoice, douaneverklaring CN22 of CN23, CP71 verzendnota en/of een Certificate of Origin (CoC). Hierbij een korte uitleg:

  • Commercial Invoice | Commercial Invoice
    Een exportdocument dat moet worden toegevoegd aan elke commerciële zending naar een land buiten de EU. De commerciële factuur is een bindend douanedocument waarin informatie staat over de inhoud van het pakket en de gemaakte afspraken, zoals wie de douanekosten betaalt.
  • Douaneverklaring CN22 | Douaneverklaring CN22
    Voor zendingen via het postale netwerk. CN22 is verplicht bij het versturen van goederen tot 2 kg, met een waarde tot 425 euro. De CN22 douanesticker plak je aan de buitenkant van het pakket.
  • Douaneverklaring CN23 | Douaneverklaring CN23
    Voor zendingen via het postale netwerk. CN23 is verplicht voor pakketten zwaarder dan 2 kg en/of met een waarde vanaf 425 euro. Het CN23 formulier is uitgebreider en dient te worden toegevoegd in een transparante envelop aan de buitenkant van het pakket.
  • Dispatch Note CP71
    Verplicht begeleidend document van het CN23 formulier.
  • Certificate of Origin (CoC) | Certificaat van Oorsprong (CvO)
    Geeft de oorsprong van een product aan en bewijst dus in welk land een product gemaakt is. Vereist voor de invoer van goederen van een aantal landen buiten de EU. Via deze link kun je controleren of een CvO benodigd is. Als dat het geval is, kun je deze aanvragen bij de KvK.

Commercial invoice

Bij het invullen van deze documenten dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

  • Vul de douaneverklaring altijd in het Engels in
  • Beschrijf elk artikel apart op het formulier
  • Vermeld het aantal, gewicht (in gram) en waarde (in €)
  • Zet je handtekening op het CN22/Commercial Invoice label. Doe je dit niet, dan heb je kans op vertraging.
  • Vermeld ook het totaalgewicht en de totale waarde van de inhoud, ook als het om een geschenk of sample gaat
  • Specificeer elk artikel met een HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie. Deze kun je hier opzoeken of gebruik onze handige HS code finder tool!




Zorg dat je altijd een kopie van de Commercial Invoice en het CN23 label hebt voor jezelf. Het kan zijn dat er te hoge douanekosten worden gerekend en dan kun jij een gewijzigde invoice aanleveren bij de douane.

Wanneer je verzendt via DHL Express of UPS, kun je gebruikmaken van Paperless Trade. Je douaneformulieren worden dan elektronisch verstuurd naar de vervoerder. Dat bespaart tijd én kosten!

Via Sendcloud wordt automatisch gebruikgemaakt van Paperless Trade wanneer je verzendt met DHL Express of UPS naar landen buiten de EU. Verzend je met postale vervoerders zoals PostNL? Dan worden je douaneformulieren automatisch gegenereerd zodra je een label aanmaakt voor zendingen buiten de EU.  

7. Wat je moet weten over Incoterms

De International Commercial Terms of ‘Incoterms’ zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Deze zet je op de Commercial Invoice.

Hiermee regel je automatisch wie verantwoordelijk is voor verzending, verzekering, invoer- en douanekosten. Incoterms worden iedere 10 jaar bijgewerkt en dat is ook in 2020 het geval, dus er komen wat veranderingen.

De meest voorkomende Incoterms zijn:

  • EWX (ex works)
  • FOB (Free on Board)
  • CFR (Cost & Freight)
  • DAP (Delivered At Place)
  • DDP (Delivery Duty Paid)

Wanneer je niet weet voor welke Incoterm je het best kunt kiezen, dan raden we de DAP aan. Dit betekent dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt en uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten. 

 

 

8. Wees transparant over (extra) kosten

Als online retailer dien je bewust bezig te zijn met verwachtingsmanagement. Zeker als het aankomt op douanekosten die je klant mogelijk moet betalen, wat dus afhankelijk is van de Incoterm die je kiest.

Indien je klant niet op de hoogte is van de kosten, dan mag hij/zij het pakket weigeren. Het gevolg is dat jij als verzender dan retour- én douanekosten moet betalen. Bovendien is de kans groot dat je je klant hiermee verliest.
berekenen

9. Internationale verzendkosten berekenen

De verzendkosten die je voor internationale zendingen betaalt, en eventueel (voor een deel) doorberekent aan klanten zijn afhankelijk van:

  • Verpakkingsmateriaal
  • Verzendkosten (afhankelijk van bestemming, gewicht & omvang)
  • Kosten van het verwerken van de zending
  • Douanekosten (afhankelijk van de gekozen Incoterm)
  • Toeslag (zoals voor eilanden of afgelegen gebieden)

Met behulp van de prijscalculator van Sendcloud kun je checken welke vervoerder en verzendoptie het meest voordelig is voor je webshop.

Sendcloud prijscalculator

10. Opties voor wereldwijde retouren

Met klantvriendelijkheid, zoals een soepel retourbeleid, stimuleer je ook internationaal conversie. Voor 37% van de Nederlandse consumenten is een lastig retourproces namelijk reden om niet over de grens te bestellen. Het is dus zaak internationaal retourneren zo eenvoudig mogelijk te maken. Maar hoe pak je dat wereldwijd aan? Je hebt hierbij in principe 3 opties:

  • Samenwerken met een internationale logistieke partij
  • Retouren uitbesteden aan een lokale partner
  • Internationale retouroplossingen

Tot slot: bij twijfel, neem contact op

Internationaal verkopen biedt dus veel kansen, maar je dient met een heleboel zaken rekening te houden.

Als laatste willen we je daarom nog meegeven om het zekere voor het onzekere te nemen: als je ergens over twijfelt, neem dan contact op met de vervoerder of je tussenpersoon.

Bij Sendcloud krijgen we geregeld vragen over een internationaal pakket dat bij de douane vaststaat vanwege ontbrekende of onjuiste informatie. Beter een vraag teveel gesteld dan te weinig, toch?

Meer weten over Sendcloud en het internationaal verzenden van je pakketten? Vraag vrijblijvend je persoonlijke demo aan. In maximaal 30 minuten vertellen we je hoe je tijd en kosten bespaart op je wereldwijde zendingen.

25 Comments

  • Alle Renkema schreef:

    Op 2-06-2017 is een aangetekende brief verstuurt RN370451668NL en tot op heden 11-07-2017- nog niets ontvangen heb contact gehad met de braziliaans post maar die kunnen mij niet verder helpen en zeggen wacht maar tot eind augustesHet protocol wat ik van hun heb gekregen is 27061702617455 wat moet ik doen

    • Hoi Alle,
      Bedankt voor je reactie en wat vervelend om te horen dat de aangetekende brief nog niet is aangekomen. Is de zending via Sendcloud verstuurd? Ik kan in het systeem op dat nummer niets terugvinden. Mocht je al een support ticket hebben ingeschoten, kun je dan aangeven via welke shopnaam? Mocht je dat nog niet hebben gedaan, zou je dan kunnen aangeven met welke vervoerder je de aangetekende brief hebt verstuurd? We helpen graag!

  • Mascha Ibes schreef:

    Jullie geven als 2e tip “print altijd het telefoonnummer van de ontvanger op het verzendlabel”, maar er zijn landen (waaronder Belgie en Oostenrijk) waar dit bij wet niet is toegstaan! Dat is wellicht nog een belangrijke aanvulling

    • Iris Dings schreef:

      Bedankt voor je reactie Mascha! We zijn het aan het uitpluizen. Met de GDPR gaan er ook nog een aantal zaken veranderen, dus dan zullen we het artikel weer verder updaten :).

  • D schreef:

    Mag je een goude ketting 14k van 5 gram naar america opsturen?
    Mvg

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Bedankt voor je reactie! Je mag een gouden ketting versturen naar Amerika, maar je dient dit wel op de douaneformulieren aan te geven. Goed om te weten: edelmetalen kunnen via geen enkele vervoerder verzekerd worden. Mocht je nog vragen hebben, dan zijn ze altijd welkom.

      Hartelijke groeten,
      Mariëlle van Sendcloud

  • Rdammer77 schreef:

    Mag je verfspuitbussen opsturen naar Sydney Australië?

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Bedankt voor je reactie! Spuitbussen vallen onder de ADR (Europese overeenkomst betreffende het vervoeren van gevaarlijke stoffen). Indien één van de logo’s die je terugvindt in dit artikel erop vermeld staat mag het niet vervoerd worden. Indien geen van de logo’s er op vermeld staan, dan valt het hoogstwaarschijnlijk onder ‘limited quantity’. Ook daarover vind je meer informatie in het ADR artikel. Mocht je nog vragen hebben, dan helpt ons customer service team je graag verder.

      Hartelijke groeten,
      Mariëlle van Sendcloud

  • mirjam schreef:

    mag je mayonaise meesturen in een pakket naar China?

  • Jannemarieke van Winssen schreef:

    Ik wil extra kleding sturen naar mijn dochter in Australië. Het is haar eigen gedragen kleding. Moet zij daar invoerrechten op betalen? Id pakket van 4.5 kg. Of kan ik het beter in 2 paketten van max 2 kg versturen?

    • Iris Dings schreef:

      Hi Jannemarieke,

      Dat is een goede vraag. Aangezien het om een niet commerciële zending gaat, liggen de regels daar wat anders. Daarnaast gelden voor Australië natuurlijk andere regels dan binnen de EU. Ik heb het even opgezocht en wanneer de zending minder waarde heeft dan 1000AUD dan hoeven er geen invoerrechten of belasting betaald te worden. Op deze website vind je meer informatie: https://www.abf.gov.au/buying-online/buying-online.

      Hopelijk gaat het daarmee lukken!

      Veel succes.

      –Iris

  • raymond den heeten schreef:

    Hoi ik wil een telefoon terug sturen naar china, dit is garantie dus return item, hoe werkt dat en wat heb ik daar voor nodig.
    Raymond

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Hi Raymond,

      Dankjewel voor je reactie. Kan ik uit wat je schrijft opmaken dat het om een particuliere zending gaat in plaats van om een zakelijke zending (via Sendcloud)?
      In dat geval kun je het beste contact opnemen met de verkoper, zodat zij je juist kunnen informeren over hoe je dit het beste kunt aanpakken.
      Over het algemeen bieden verkopers vaak een speciale retour pagina, waar je wellicht ook retourinformatie kunt vinden.

      Veel succes & een fijne dag!

      – Mariëlle

  • GJ schreef:

    Hallo, in uw adviezen zegt u: “Gebruik geen kranten als opvulmateriaal, in verband met bepaalde censuurregels in het buitenland”. Nu kom ik dat advies vaker tegen, maar overal lijkt men slechts het zinnetje van elkaar te kopiëren en nergens volgt een goede uitleg. Ik heb dan ook zo mijn twijfels of die regels wel bestaan. Welke landen gaat het precies om? Zijn dat veel landen? Of alleen een paar strenge communistische landen als China en Noord Korea? Is er een lijst van de landen die het betreft? En wat houden die censuurregels precies in?

    • Iris Dings schreef:

      Beste GJ,

      Bedankt voor de reactie en terechte vraag. Van communistische landen weten wij dat in het verleden pakketten retour zijn gestuurd, omdat er Nederlandse kranten zijn gebruikt als opvulmateriaal. De censuurregel is daar dat je geen buitenlandse kranten mag gebruiken als opvulmateriaal, omdat ze niet kunnen controleren wat erin staat. De regels bestaan dus wel degelijk, maar gelden inderdaad voor landen buiten de EU. Wij geven zulke tips altijd mee, omdat het mogelijk problemen kan opleveren. Je kunt beter wat “strenger” zijn voor jezelf en de strikte regels opvolgen. Anders is er een kans dat je pakket retour wordt gestuurd en dat kan je duur komen te staan. De regels verschillen per land. Mocht je naar specifieke landen versturen, dan kun je het beste even Googlen in het Engels. Voor landen als China weten wij in ieder geval dat deze regel wel degelijk bestaat en raden wij het af om kranten te gebruiken.

      Hopelijk kun je hiermee vooruit :). Heel veel succes met verzenden!

      Hartelijke groeten,
      Iris

  • TW schreef:

    Hoi,
    Ik ken iemand in Brazilie die gek is op Duo Panotti choco pasta. Er staat een houdsbaarheids datum op betekend dat dat het niet verzonden mag worden? Enige tips?

    Mvg,

    TW

    • Iris Dings schreef:

      Hi TW,

      Bedankt voor je reactie. Dit geldt uitsluitend voor een beperkte houdbaarheid, dus voornamelijk versproducten. Je kunt het altijd even navragen bij de vervoerder waarmee je gaat verzenden, maar Duo Penotti lijkt ons geen probleem. Wees alleen voorzichtig met de verpakking, hij moet tegen een val van 1.5 meter kunnen. Aangezien Duo Penotti in glas zit, kan dat nog een uitdaging zijn.

      Hartelijke groeten,
      Iris

      • TW schreef:

        Dank voor de snelle reactie Iris,

        Dat is nuttige informatie. Ik kreeg de reactie helaas niet per e-mail (wel e-mail adres opgegeven), maar gelukkig wist ik het artikel nog terug te vinden om je reactie te kunnen lezen. (feedback: Zou handig zijn als dat werkt.)

        Met vriendelijke groet,

        TW

  • Marie de Jonge schreef:

    Let inderdaad goed op de adressering wanneer je internationaal verzendt. Ook is het verstandig om te kijken naar de eisen van een pakket en welke info je moet noteren. Gelukkig kan je online alles goed vinden, maar het wijkt regelmatig af van wat we hier in Nederland gewend zijn.

  • Emma schreef:

    hi, I sell goods on etsy and sometimes I would like to offer to my regular customers sending directly from me to them..I don’t have kvk number or a company..can I put on custom declaration that is a gift and also value description..would that make a trouble for me? thanks in advance for your reply, kind regards, emma

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Hi Emma,

      To be honest I’m not sure if that’s a good option. You might want to check this with Etsy, they will probably have heard this case earlier before. With which carrier do you (want to) ship? You can also ask them what is allowed and what isn’t. Better safe than sorry!

      Kind regards,

      Mariëlle

  • yara schreef:

    hey! Ik ben een beetje laat maar ik heb een klein bedrijfje en verkoop dus sieraden. Iemand uit Australie wilt bestellen. Maar hoe werkt het met betalen?? (ik heb een ing bank)

    • Mariëlle Markgraaff schreef:

      Hi Yara,

      Wat leuk! Als je wilt verzenden naar een ander land, dien je de betaalopties die in dat land (vaak) gebruikt worden aan te bieden in je checkout. Dit zou bijvoorbeeld in plaats van Ideal, Paypal of creditcard kunnen zijn. Verdiep je daarnaast ook goed in de beste verzendoptie voor je internationale zending! Veel succes 🙂

      Hartelijke groeten,

      Mariëlle

Leave a Reply