Wanneer je producten buiten de EU verzendt, zijn er veel aspecten om rekening mee te houden. Er zijn bijvoorbeeld in elk land weer verschillende regels met betrekking tot douane- en invoerrechten en iedere vervoerder heeft nét weer andere eisen en voorwaarden. Hoe zorg je er nu voor dat jouw klant in Zuid-Afrika of China probleemloos zijn order ontvangt? Wij hebben 10 tips opgesteld waarmee je gemakkelijker internationaal kan verzenden

 

1. Verpakking
Zorg ervoor dat de verzenddoos stevig is. Vul het pakket met opvulmateriaal zoals bubbelplastic of piepschuim en bedek de hoeken van het pakket met extra tape. De verpakking moet volgens internationale regels tegen een val van 1.5 meter kunnen. Let op dat je geen kranten als opvulmateriaal gebruikt in verband met bepaalde censuurregels in het buitenland.

 

2. Adressering
Zet op elk verzendlabel altijd het e-mailadres en het telefoonnummer van de klant. Dit verhoogt de aflever kans aanzienlijk.

 

3. Levertijd: Express of regulier?
Bekijk goed wat de gemiddelde levertijd is voor een zending en communiceer dit duidelijk naar jouw klant. Reguliere poststukken naar Brazilië kunnen bijvoorbeeld al snel meer dan een maand onderweg zijn voordat deze zijn afgeleverd. Post netwerken, zoals dat van PostNL zijn vaak wat trager dan de Express netwerken van bijvoorbeeld DHL of UPS. Bied de klant daarom ook de keus aan of hij een Express zending wenst (eventueel tegen extra kosten), of een normale zending.

 

4. Wat is wel en wat is niet toegestaan bij internationaal verzenden?
Elk land en elke vervoerder heeft verschillende regels over wat je wel en niet international mag verzenden, kijk daarom altijd op de website van de vervoerder voor de meest recente informatie hierover. UPS heeft een handige tool ontwikkeld waarin je per land de specifieke voorwaarden kunt zien.

Vaak zijn onderstaande items niet toegestaan bij internationaal verzenden:
• Spuitbussen
• Alcoholhoudende dranken
• Vers fruit en groenten
• Benzine of olie
• Nagellak
• Parfum
• Gif

 

5. Verzekeren
Verzend je goederen met veel waarde? Dan is het verstandig om een overweging te maken om het pakket te verzekeren tegen schade en vermissing.

Buitenlandzendingen raken relatief vaker kwijt dan zendingen binnen Nederland. Indien je er voor kiest gebruik te maken van het internationaal verzenden van veel pakketten, dan is het mogelijk om een aparte transport verzekering af te sluiten per pakket. De tarieven hiervoor verschillen per vervoerder.

 

6. Douaneregelgeving
Allereerst is het zeer belangrijk om de douaneregels te begrijpen van het land waar naar je gaat sturen. Bij het internationaal verzenden van alle pakketen buiten de EU is afhandeling door de douane een vereiste. Hiervoor dien je voldoende papierwerk bij te voegen aan het pakket.

 

7. Welke douaneformulieren heb je nodig voor internationaal verzenden?
– Douaneverklaring CN22 | Douaneverklaring CN22
Voor het versturen van alle goederen tot 2 kg met een waarde tot 425 euro gebruik je de douanesticker CN22, deze plak je gewoon aan de buitenkant van het pakket.

– Commercial Invoice | Commercial Invoice
De zogenaamde Commercial Invoice moet toegevoegd zijn aan elke commerciële zending. Dit document is een bindend douanedocument waarin onder andere verschillende afspraken staan zoals wie de douanekosten betaald.

Normaal gezien dien je drie prints van de Commercial Invoice bij te voegen, één voor het land waar je vanuit exporteert, één voor het land waarnaar je verstuurt en één voor de ontvanger. Twee van deze documenten dien je in een zogenaamde ‘paklijsten envelop’ toe te voegen aan de buitenkant van het pakket en het advies is om één Commercial Invoice in het pakket te doen.

Bij het invullen van deze documenten dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

• Beschrijf elk artikel apart
• Vermeld het aantal, gewicht (in gram) en waarde (in €)
• Vermeld ook het totaalgewicht en totale waarde van de inhoud, ook als het om een geschenk of sample gaat
• Specificeer elk artikel met een 6-cijferige HS-goederencode van de Wereld Douane Unie en vermeld het land van oorsprong/productie. Deze kun je hier opzoeken.
• Zet uw handtekening op het CN22/Commercial Invoice label. Bij het ontbreken van de handtekening kan dit leiden tot extra vertraging.

 

8. Incoterms
De International Commercial Terms of Incoterms zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Deze zet je op de Commercial Invoice. Hiermee regel je automatisch wie de vervoerskosten, documenten en verzekering regelt en betaalt. Sinds 2010 zijn deze regels vernieuwd en zijn sommige regels uit voorgaande Incoterms gewijzigd en/of samengevoegd

Download de gehele whitepaper voor alle Incoterms en een uitgebreidere, simpele uitleg van de Incoterms regels.

 

9. Extra kosten voor u of voor uw klanten? Manage expectations!
Zorg ervoor dat uw klant op de hoogte is van het feit dat er hoogstwaarschijnlijk douanekosten betaalt moeten worden. Indien de consument hier niet van op de hoogte is, mag deze het pakket weigeren. Nadelig gevolg voor de verzender is dat u in een slecht geval de retourkosten én douanekosten moet betalen voor dit pakket. Daarnaast is het uiteraard belangrijk uw klant correct te informeren over de levertijd.

 

10. Niet zeker? Neem contact op met de vervoerder of tussenpersoon
De vervoerder en/of tussenpersoon is op de hoogte van de meest recente douaneregelgeving voor het land van bestemming. Schroom daarom ook niet om contact op te nemen aangezien de regels nog wel eens wijzigen.

SendCloud krijgt wel eens vragen over een internationaal pakket dat bij de douane vast staat vanwege ontbrekende of onjuiste informatie, zonde! Dit betekent namelijk (veel) vertraging voor de klant. Vraag daarom ook vooraf om hulp wanneer dit nodig is. Beter een vraag teveel gesteld dan te weinig, toch? ‘

Download gratis de gehele whitepaper

Vanaf september is het voor alle SendCloud klanten mogelijk om wereldwijd, dus ook buiten de EU, te verzenden.

 

Geschreven door Tom van den Heuvel

Onze Marketing Manager Tom is verantwoordelijk voor de Marketing, Communicatie, Media en Design van alle SendCloud vestigingen.

Comments