Als je als online retailer producten verzendt naar een land buiten de Europese Unie, krijg je te maken met wetgeving van de douane. Er is vaak verwarring over welke documenten je allemaal moet toevoegen om je pakket zo soepel en snel mogelijk bij je klant te krijgen.

Eén van deze welbekende documenten is de commercial invoice. In dit artikel leggen we uit wat een commercial invoice is, wanneer en waarom je dit document nodig hebt, en hoe je hem invult!

Wat is een commercial invoice en waarvoor is deze nodig?

Een commercial invoice, ook wel een commerciële factuur of handelsfactuur genoemd, is een speciaal exportdocument dat je pakket de douane door helpt.

Een goed ingevulde commercial invoice voor export helpt de douaneautoriteiten namelijk snel beslissen welke belastingen en invoerrechten van toepassing zijn op je pakket. En dat voorkomt vertragingen!

Daarnaast kunnen de douaneambtenaren zien of jouw pakket wel aan alle eisen voldoet en kunnen ze de informatie doorgeven aan het land van bestemming (bijvoorbeeld welke belastingplichten de ontvanger heeft). Wanneer je het formulier goed invult, is er een grotere kans dat je pakket op tijd aankomt.

Voor pakketten binnen de EU heb je dit formulier niet nodig. Een overzicht van alle EU-landen vind je op de website van de Belastingdienst. Bekijk bij twijfel ook de lijst met uitzonderingsgebieden, want sommige landen of gebieden zijn wél onderdeel van de EU, maar maken geen deel uit van het EU-douanegebied.

Naast de commerciële factuur heb je voor sommige internationale zendingen buiten de EU ook een douaneverklaring (CN22 of CN23), een CP71 verzendnota, en eventueel het Certificate of Origin nodig (CvO).

In dit artikel gaan we vooral in op de commerciële factuur voor internationaal verzenden.

Maak je commerciële factuur met onze gratis tool

Internationaal bestellen wordt steeds makkelijker voor consumenten, maar internationaal verzenden vraagt voor online retailers toch wat meer.

Een handelsfactuur invullen is namelijk best wat werk. Daarom hebben we het iets makkelijker gemaakt voor je: met deze handige tool vul je het exportdocument zo in.

Op deze manier weet je zeker dat je ingevulde formulier aan alle actuele eisen voldoet en dat de gegevens correct zijn ingevuld.

Vul hieronder alle gegevens van je handelsfactuur in en download je kant-en-klare commercial invoice vervolgens gemakkelijk in pdf-formaat.



Commercial invoice en CN22 / CN23 formulier: het verschil

Bij het verzenden van een internationaal pakket naar een land buiten de EU, heb je vaak verschillende documenten nodig. Het komt nog vaak voor dat de commercial invoice en CN22 / CN23 formulieren door elkaar worden gehaald.

Al deze documenten geven de douane informatie over welke goederen een land binnenkomen en uitgaan. Maar toch mogen ze niet door elkaar gehaald worden. Wat is dan precies het verschil?

We vertellen je kort wat de documenten inhouden:

Een CN22- of CN23-formulier is een verplicht douaneformulier dat moet worden toegevoegd aan zendingen buiten de EU, die vervoerd worden met een postbedrijf. Afhankelijk van de waarde en/of het gewicht, gebruik je formulier CN22 of CN23.

Het formulier bevat informatie over de goederen die getransporteerd worden en op basis van deze informatie wordt bepaald of er belasting betaald moet worden. Let op: een CN23-formulier gaat altijd samen met een CP71 verzendnota.

De commercial invoice is ook een exportdocument dat je toevoegt aan alle commerciële zendingen buiten de EU. Het is een bindend douanedocument waarin vooral informatie staat over de inhoud van het pakket en de gemaakte afspraken, zoals wie de douanekosten betaalt. Aan de hand van de commercial invoice bepaalt de douane of er invoerrechten moeten worden betaald over de goederen. 

Dus: CN22 / CN23 formulier of commercial invoice?

  • Als je pakket wordt verstuurd naar een land buiten de EU, en je gebruikmaakt van een postale vervoerder zoals PostNL, dan gebruik je het douaneformulier CN22 of CN23. Het CN22- of CN23-document wordt gebruikt door de Wereld Postunie en is daarom verplicht voor zendingen via postale bedrijven. Bij deze zelfde verzending voeg je óók de commerciële factuur toe.
  • Als je niet met een postale vervoerder verzendt, maar gebruikmaakt van een vervoersbedrijf zoals DHL of DPD, dan hoef je in principe geen CN22- of CN23-formulier toe te voegen. Een commerciële factuur moet wel worden toegevoegd.

Ofwel: een handelsfactuur is altijd verplicht voor e-commerce zendingen. Alleen pakketten die verzonden worden met postale bedrijven moeten een ingevuld CN22 of CN23 document bevatten.

Echter: om vertragingen te voorkomen, raden we je toch aan om beide documenten altijd toe te voegen.

Paperless Trade voor zendingen met DHL Express of UPS

Wanneer je verzendt via DHL Express of UPS, is het mogelijk om gebruik te maken van ‘Paperless Trade’. Dit houdt in dat douaneformulieren elektronisch worden verstuurd naar de vervoerder. Zodra je jouw internationale order verwerkt, worden de douaneformulieren direct doorgezet.

Zo bespaar je niet alleen tijd, printwerk en kosten, maar verminder je ook het risico dat documenten verloren gaan. Via Sendcloud wordt automatisch gebruikgemaakt van Paperless Trade wanneer je verzendt met DHL Express of UPS naar landen buiten de EU!

CN23 formulier

Zo vul je een commercial invoice correct in

Wat moet er allemaal op een handelsfactuur staan? Hoewel er geen standaardindeling is, moet het document wel een aantal vaste onderdelen bevatten, zoals de gegevens van de partijen die bij de zending betrokken zijn en informatie over de goederen.

Hieronder vind je de onderdelen van de commerciële factuur met daaronder een verklarende woordenlijst. Let op: een commercial invoice dien je altijd in het Engels in te vullen.

Wat verzend je? Beschrijving artikel, aantal, gewicht & waarde

Het lijkt vanzelfsprekend, maar de inhoud van je pakket beschrijven is een belangrijk onderdeel. Hiermee heeft de douane namelijk een duidelijk overzicht van wat je verzendt.

Uit de beschrijving moet blijken wat je verstuurt, waar het artikel van is gemaakt en, indien van toepassing, wat het gebruiksdoel is.

Vermeld het aantal artikelen, het totaalgewicht en de totale waarde in euro’s. Let op: zelfs een monster, cadeau of retourzending heeft een waarde volgens de douane, dus houd hier rekening mee. 

Douanepakketten worden vaak gescand en als de beschrijving niet overeenkomt met de inhoud van het pakket, kun je een boete krijgen. Het is dus belangrijk dat je het invullen nauwkeurig doet!

HS-code of goederencode

Elk artikel in je pakket moet voorzien zijn van een HS-code of goederencode. Het Harmonized System classificeert goederen, zodat de douane weet welke belastingen, accijns en controles van toepassing zijn. Het is dus belangrijk dat je de juiste code invult.

De code bepaalt namelijk hoeveel invoerrechten of andere belastingen je betaalt. Het opzoeken van de code kan lastig zijn, maar er zijn een aantal manieren om erachter te komen wat de code van jouw product is.

Vaak weet de fabrikant van je product wat de HS-code is. Als je deze informatie niet hebt, kun je de code zelf opzoeken. Ga hiervoor naar het Gebruikstarief van de douane en klik op het tabblad ‘nomenclatuur’. Of gebruik onze super handige Hs Code finder tool! 



Land van oorsprong

Bij het land van oorsprong vermeld je waar jouw goederen zijn geproduceerd. In sommige gevallen heb je een CO-document als aanvullend document nodig. Sommige landen buiten de EU vragen om dit document vanwege handelspolitieke maatregelen.

Incoterms (terms of sale) 

De International Commercial Terms, kortweg de Incoterms genoemd, zijn gestandaardiseerde internationale afspraken over het transport van goederen. Let er op dat de vervoerder die je hebt gekozen deze Incoterms ook ondersteunt. Met de Incoterms wordt duidelijk:

  • Wie verantwoordelijk is voor de verzending, verzekering, invoer- en douanekosten van de zending;
  • Wie het transport verzorgt en tot waar;
  • Wie verantwoordelijk is voor de goederen bij iedere fase van de verzending (dus op welk moment het risico en de kosten van de levering overgaan van verkoper naar koper).

De Incoterms worden elke tien jaar bijgewerkt en dat was ook voor 2020 het geval. De Incoterms van 2010 blijven van kracht, maar uiteindelijk gaan steeds meer bedrijven over naar de Incoterms van 2020. Lees hier onze update over de Incoterms van 2020.

De meest voorkomende Incoterms zijn EWX (ex works), FOB (Free on Board), CFR (Cost & Freight), DAP (Delivered At Place) en DDP (Delivery Duty Paid). Als je niet weet welke Incoterm je het best kunt kiezen, dan raden wij je aan om voor de DAP te gaan.

Dit betekent dat jij als verkoper de verzendkosten betaalt, de verzekering regelt én de uitvoerdocumenten opstelt. De ontvanger betaalt eventuele invoer- en douanekosten.

Commercial invoice

Begrippenlijst commercial invoice

We schreven al dat de commerciële factuur altijd in het Engels wordt gemaakt. Als je jouw commerciële factuur zelf wilt maken of een template gebruikt en niet weet wat je moet invullen, vind je hier een vertaling van de meest voorkomende begrippen:

  • From: de persoon die het pakket verzendt
  • To: de naam en het adres van de persoon of het bedrijf waar je het pakket naartoe stuurt
  • Intermediate Consignee: wanneer je het pakket naar een tussenpersoon stuurt, vul je hier de gegevens van de persoon of het bedrijf in
  • Date: de datum dat je het pakket verstuurt
  • Invoice Number: je eigen factuurnummer
  • Customer PO No: referentie- of bestelnummer van je verkoop
  • Currency Used: de munteenheid die je hebt gebruikt bij het invullen van het document.
  • Country of Origin: het land waar je product vandaan komt (in sommige gevallen moet je een CO-document toevoegen)
  • Reason for export: bevat je pakket een cadeau (gift), documenten (documents), sale of goods (verkochte goederen), return of goods (goederen die retour gaan), commercial sample (een commerciële sample) of other (overige)?
  • B/L/AWB No: het vervoersdocument waarin de afspraken met de vervoerder vastliggen (de vervoerder is vaak verantwoordelijk voor het opmaken van dit document)
  • Final Destination: de eindbestemming van je pakket
  • Export Route/Carrier: het verzendbedrijf waarmee je samenwerkt of de route die jouw pakket aflegt
  • Terms of Sale: beter bekend als de Incoterms
  • Terms of Payment: de betaalvoorwaarden tussen jou en de verkoper (bijvoorbeeld: betalen binnen 30 dagen na ontvangst, directe storting)
  • Terms of Freight: vrachtvoorwaarden, deze voorwaarden kun je ook invullen bij de Terms of Sale, oftewel de Incoterms (voorbeelden zijn Prepaid of Collect)
  • No. of Packages: het aantal pakketten dat je verstuurt
  • Comments: ruimte voor verzend- of afleverinstructies, of andere notities
  • Contents: een beschrijving van de artikelen die je verstuurt
  • HS Code: de HS-code of goederencode
  • Value: prijs per product
  • Net Quantity: totaal aantal producten
  • Weight KG: totaalgewicht van het pakket
  • Freight: indien van toepassing vermeld je hier de verzendkosten
  • Insurance: indien van toepassing vermeld je hier de verzekeringskosten
  • Date en signature: je naam, handtekening en datum (zonder jouw handtekening wordt je pakket waarschijnlijk niet verzonden)

Zo voeg je de handelsfactuur invoice toe aan je zending

Normaal gezien dien je drie kopieën van de handelsfactuur toe te voegen: één voor het land waar je vanuit exporteert, één voor het land waarnaar je verzendt en één voor de ontvanger.

Twee van deze documenten stop je in een paklijsten-envelop aan de buitenkant van het pakket en de laatste commerciële factuur stop je in het pakket (voor de ontvanger).

Let er verder op dat je pakket aan de overige eisen voldoet:

  • De doos waarin je het pakket verstuurt moet stevig genoeg zijn om een val van 1,5 meter te doorstaan.
  • Het pakket moet opgevuld worden met opvulmateriaal (i.v.m. censuurregels mag je geen kranten gebruiken).
  • De hoeken van de doos moeten verstevigd zijn met tape.

Laatste tip: het is belangrijk dat je altijd een kopie van de commercial invoice en eventueel van het CN22- of CN23-document bewaard. Als er fouten worden gemaakt in de afhandeling van de zending, kun je voor hoge douanekosten komen te staan. Wees dus voorbereid en bewaar een kopie!

Wil je alles weten over internationale zendingen? Download dan onze gratis whitepaper over internationaal verzenden.

Leave a Reply