Lig je ’s nachts wakker van verloren en beschadigde pakketten of word je vaak verrast door onverwachte verzendtoeslagen? Nou, je bent niet de enige! Deze uitdagingen bij de verzending zijn vrij gebruikelijk en gebeuren vaker dan je zou denken. Maar niet getreurd – je kunt deze problemen heel makkelijk oplossen. Vaak nog voordat ze gebeuren. Benieuwd, hoe? Lees snel verder!
Hoe ziet de reis van een pakketje eruit?
Deze reis naar de ontvanger van je bestelling begint zodra het pakketje bij jou wordt opgehaald of door jou wordt afgeleverd bij een pakketpunt. Van daaruit gaat het naar een lokaal depot en vervolgens door naar een sorteercentrum. Afhankelijk van de route van de chauffeur is het ook mogelijk dat de pakketten rechtstreeks naar het sorteercentrum worden vervoerd. Na het sorteerproces kan het pakket weer naar een ander lokaal depot gaan voordat het uiteindelijk bij jouw klant thuis of op de door de klant gekozen afhaallocatie belandt.
Wat betekent dit allemaal voor jou? Simpelweg dat er veel punten zijn, waarop het ook wel eens mis zou kunnen gaan.
Het process van de productverzending
Volgens een SMB Shipping Pulse Check-enquête onder 1.000 online shoppers gaf ongeveer de helft (51%) van de respondenten aan dat ze een negatieve recensie op de website van een retailer zouden achterlaten als ze niet tevreden zijn met hoe een verzend- of bezorgprobleem werd opgelost.
De kans op zoekgeraakte pakketten is groter tijdens het piekseizoen. Hoewel je daar niet altijd de controle over hebt, kun je ervoor zorgen dat je niet verrast wordt als leveringen niet volgens plan verlopen. Door je er bewust van te zijn dat sommige verzendproblemen vaak voorkomen, kan je ze sneller oplossen of zelfs helemaal vermijden. Welke valkuilen dat zijn, en hoe je ze kan voorkomen, hebben we hier voor jou op een rijtje gezet.
Valkuil #1: Onverwachte verzendkosten
Ben je ooit verrast door onverwachte toeslagen vanwege een probleem met het label of de afmetingen van een pakket? Factoren zoals grootte, bestemming, gewicht, verpakking en snelheid van levering hebben invloed op de verzendkosten. Toeslagen, zoals in het piekseizoen, kunnen als een verrassing komen als je pas net voor het eerst met verzenden bent begonnen. Maar zelfs de meer ervaren webshop eigenaren worden er nog weleens overvallen. Het begrijpen van de werkelijke verzendkosten voor jouw producten kan je helpen om je winstmarge te behouden en extra kosten niet aan je klanten door te hoeven berekenen. Fijn voor jou, en voor hen!
Zorg ervoor dat je weet hoe én wanneer verzendtoeslagen van toepassing zijn. Zodra het pakket het sorteercentrum bereikt, wordt het gecontroleerd op zaken zoals groottebeperkingen, speciale (be)handeling, leesbaarheid van het label, de vorm van het pakket en of het daadwerkelijke óf volumetrische gewicht worden gebruikt om de verzendkosten te bepalen. Vervoerders kunnen ook toeslagen vragen gebaseerd op drukke periodes en de bestemming van het pakketje.
We hebben 700.000 zendingen waarop een toeslag berekend was, geanalyseerd en vastgesteld dat de volgende toeslagen het meest voorkomen:
- Brandstoftoeslagen
- Seizoensgebonden toeslagen (piek)
- Toeslagen voor particuliere/zakelijke leveringen
- Niet machine geschikte pakketten
- Onleesbare labels
- Onjuiste gewichtsklassen
Om hoge toeslagen te voorkomen, is het cruciaal om je producten, verzendroutes en specifieke eisen van vervoerders goed te begrijpen. Ook is het goed te weten wie voor de extra kosten opdraait. Betalen klanten de kosten voor het opnieuw opsturen naar het juiste adres? Vraag je klanten extra te betalen voor een snelle levering? Bied je gratis retouren aan, of niet? Wees helder over wie de rekening moet betalen om verwarring over onverwachte kosten te voorkomen. Nadat je de beste verzendregels voor jouw bedrijf hebt bepaald, kun je ze in je verzendsoftware als verzendingsautomatisering verwerken.
Valkuil #2: Overbelaste vervoersnetwerken
Tijdens piekperiodes in het verzendproces, krijgen vervoersnetwerken te maken met verhoogde volumes. Deze toename van het aantal pakketten, leidt vaak tot het maximale gebruik van de bezorginfrastructuur. En dat resulteerd in langere levertijden en tijdelijke disruptie bij verzendingen. Als je wilt dat pakketten op tijd worden bezorgd, is het tijdens deze piekperiodes cruciaal om je klanten aan te moedigen hun producten vóór een bepaalde datum te bestellen. Echter, ondanks je beste inspanningen, kunnen zich onvoorziene situaties voordoen, waardoor je wellicht een beperkte keuze hebt in vervoerders en diens verzendmethodes.
Via een multi-carrier-functionaliteit, zoals Sendcloud die biedt, kun je kiezen uit meerdere vervoerders, in plaats van afhankelijk te zijn van slechts één. Dit betekent dat je altijd een plan B achter de hand hebt om vertragingen te voorkomen wanneer je voorkeursvervoerder niet mogelijk is voor een bepaalde verzending. Samenwerken met meerdere vervoerders zorgt er ook voor dat er geschikte en efficiënte bezorgopties zijn voor jouw klanten om de klus zo snel mogelijk te klaren. Je hebt hiermee een collectie van vervoerders binnen handbereik, maar dan zonder de kosten en het gedoe van het activeren van meerdere vervoerders.
Valkuil #3: Pick-ups die niet optimaal verlopen óf helemaal niet worden uitgevoerd
Het maken van labels is niet het einde van je verantwoordelijkheden tijdens het verzenden. De volgende stap is namelijk de pakketten de deur uit krijgen. Als je liever niet naar een servicepunt gaat om je pakketten in te leveren, dan kan je via verzendplatform een (vaste) afhaling aanvragen waarna de vervoerder de zendingen bij je op komt halen.
Soms komen vervoerders echter niet opdagen of doen ze er langer over, waardoor jij met vertraging van zendingen zit. Dit verstoort dit niet alleen het logistieke proces, maar heeft ook een negatieve invloed op de klantbeleving wanneer dit niet zo snel mogelijk wordt aangepakt.
Dit kun je doen om je vaste afhalingen beter te stroomlijnen:
- Controleer of je verzendvolume voldoet aan de eisen van een (vaste) afhaling.
- Zorg ervoor dat je incidentele afhalingen ruim op tijd plant om teleurstellingen te voorkomen.
Valkuil #4: Internationale pakketten blijven hangen bij de douane
Als je internationaal verzendt, is het essentieel om nauwkeurige en volledige douanedocumenten aan je zending toe te voegen om eventuele douane-gerelateerde vertragingen te voorkomen.
Dit is wat je nodig hebt om je internationale zendingen klaar te maken voor hun reis:
Beginner — Als je nieuw bent met internationaal verzenden, probeer dan deze handige tool voor douaneformulieren. Daarnaast raden we ook deze HS-codezoeker aan, om je HS-codes correct in te vullen.
Pro — Als pro maak je gebruik van een uitgebreide verzendsoftware waarmee je automatisch een correct douaneformulier kunt genereren, klaar om uit te printen en toe te voegen aan je pakket. Je papierwerk wordt zo in een handomdraai gedaan en menselijke fouten zijn niet aan de orde.
Valkuil #5: Vertragingen bij pakketbezorging komen vaak voor
Problemen met de bezorging kunnen ontstaan door weersomstandigheden, verkeersongelukken of andere onvoorziene omstandigheden. Dit laat jou achter met vragen over waar het pakket zich bevindt. In jouw frustratie denk je misschien dat het pakket eenvoudig terug te vinden is in het sorteercentrum. Het pakket is groot, dat moet zo te vinden zijn, toch?
Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat de sorteercentra waar jouw pakketen doorheen gaan, op een massieve schaal opereren. Hierdoor is het bijna onmogelijk om handmatig individuele pakketten te traceren. Het lokaliseren van een specifieke bruine doos binnen het vaak grote aantal pakketten is als het vinden van een speld in een hooiberg.
Waar je wel controle over hebt:
Intern — Blijf georganiseerd, ken de status van je bestellingen en heb altijd een back-up plan om onverwachte problemen aan te pakken. Neem de controle terug in eigen handen en beperk de impact van bezorgvertragingen op je bedrijf.
Extern — Onthoud: jouw klanten willen net zoveel weten als jij. Proactieve communicatie en verwachtingsmanagement kunnen zelfs de meest gefrustreerde klanten tevreden stellen.
Valkuil #6: Pakketten worden vaak teruggestuurd naar de afzender
Pakketten worden meestal teruggestuurd vanwege onjuiste adressen of omdat klanten niet aanwezig zijn voor de bezorging. Hoe frustrerend dit ook mag zijn, het is cruciaal om proactieve maatregelen te nemen om de kans op dit soort situaties te beperken.
Allereerst moeten klanten weten wanneer ze een pakket kunnen verwachten. Anders is de kans zeer groot dat ze de levering zullen missen. Als je het adres wilt wijzigen, is het goed om te weten dat sommige vervoerders adreswijzigingen enkel toestaan in de vroege verwerkingsfasen, terwijl andere vervoerders wijzigingen beperken tot wanneer het pakket onderweg is vanwege veiligheidsredenen. De flexibiliteit kan variëren op basis van het serviceniveau en het beleid van de vervoerder. Zo automatiseer je processen voor efficiëntie en nauwkeurigheid:
- Zorg ervoor dat klanten het juiste adres invullen bij het afrekenen.
- Controleer en noteer het unieke adresformaat per land én per vervoerder.
- Gebruik geautomatiseerde orderverwerking om bestellingen sneller en met minder fouten te beheren.
- Stuur automatische trackingberichten om klanten op de hoogte te houden van leveringsdetails.
Valkuil #7: Onvoldoende compensatie voor verzendincidenten
Wist je dat in gevallen waarin een pakket zijn bestemming niet bereikt, de verantwoordelijkheid – en dus de kosten voor het opnieuw versturen – bij jou ligt? De webshop is wettelijk verplicht om de aankoopprijs te vergoeden óf de bestelling opnieuw op te sturen.
De realiteit van verzenden is dat soms je pakketten zoekraken, beschadigd of gestolen worden. De grote vraag is: heb je een aanvullende verzekering nodig óf is de traditionele vervoerdersverzekering voldoende wanneer deze is inbegrepen?
Een vervoerdersverzekering dekt enkel tot een bepaald bedrag en omvat niet de vervanging van het product. Verzendincidenten moeten onmiddellijk opgelost worden. Claims die rechtstreeks bij een vervoerder worden ingediend, duren gemiddeld 20 dagen voordat een onderzoek is afgerond.
Een transportverzekering met een betere dekking biedt rust. Het wordt dan ook sterk aanbevolen tijdens piekperiodes of bij het verzenden van duurdere items. Deze kleine investering biedt een betrouwbare manier van volledige vergoeding van de verkoopprijs en het sneller oplossen van claims. Ook is de verzekering toepasbaar op retourzendingen.
Valkuil #8: Niet elke vervoerder past bij jouw bedrijf
Loop je steeds tegen dezelfde problemen aan bij een verzending? Als webwinkel eigenaar weet je dat jouw bedrijf afhankelijk is van de samenwerking met vervoerders. Kies daarom de vervoerder die het beste bij jouw bedrijf past.
Elke vervoerder heeft zijn specialiteiten. Of je nu enkel lokaal verzendt of juist naar afgelegen locaties: Er zijn altijd wel verzendmethodes of meerdere opties voor vervoerders om uit te kiezen.
Kies vervoerders op basis van jouw zakelijke behoeften. Het is belangrijk om te weten op wie je kunt rekenen om de zaken af te handelen. Wanneer je verschillende vervoerders hebt om uit te kiezen, zorg je voor de beste service voor je klanten en grootste groeimogelijkheden voor je bedrijf.
Navigeer moeiteloos door onvermijdelijke verzendproblemen
Verzenden hoeft niet chaotisch en stressvol te zijn. Door proactieve maatregelen te nemen om potentiële en actuele verzendproblemen aan te pakken, zorg je voor een soepel, betaalbaar en efficiënt verzendproces voor jou én je klanten. De sleutel tot een uitstekende verzending is goede voorbereiding, in combinatie met het nemen van je verantwoordelijkheid wanneer dingen misgaan, en vooral leren van fouten! Er is altijd een volgende levering om verzending steeds beter te laten verlopen.
Ben je er klaar voor, verzendproblemen voorgoed vaarwel te zeggen? Probeer dan een verzendsoftware die je in staat stelt het complete verzendproces op één plek te beheren en volledig te automatiseren. Los je verzendproblemen op en vraag vandaag nog je Sendcloud demo aan!
