Goedkoop pakket versturen buitenland: 11 tips om je kosten te drukken

Jouw doel is je webshop laten groeien, ook buiten de landsgrenzen. Maar internationaal verzenden kan kostbaar en lastig zijn. En terugkerende klanten krijg je echt niet als je deze problemen naar ze doorschuift. Het is daarom belangrijk dat je weet hoe je goedkoop en snel pakketten kunt versturen naar het buitenland. Niet alleen omdat het je meer verkopen en omzet geeft, maar ook omdat online shoppers het vaker van je verwachten. 

Dus, hoe zorg je voor lage verzendkosten, terwijl je nog steeds de service levert die je klanten van je gewend zijn? Dit is iets waar wij ons bij Sendcloud al jaren mee bezighouden. Wij helpen e-commerce retailers uitbreiden naar nieuwe markten door ze simpele, efficiënte en voordelige verzendmethodes aan te bieden. En in dit artikel geven wij je onze ervaringstips om goedkoop internationaal te verzenden. 

Goedkoop pakket versturen buitenland: Welke opties heb je en wat is de beste keuze?

Ben je nieuw in de internationale e-commerce business? Dan weet je waarschijnlijk nog niet welke internationale verzendopties er zijn, en welke passen bij jouw businessmodel. 

Let hier op bij het kiezen:

• Wat is de waarde van de goederen die je verzendt?
• Wat is je budget?
• Wat is het formaat en gewicht van je goederen?
• Hoe snel wil je dat je internationale pakketten worden bezorgd?
• Hoe belangrijk is een goede klantenservice voor jou en je klanten?
• Wil je aanvullende verzekeringen?

Internationale koeriers

Deze koeriers verzenden internationaal, van deur tot deur. Bekende internationale koeriers zijn onder andere DPD, UPS, DHL, FedEx en GLS. Ze zijn de ideaal als je je pakketten snel en goedkoop wilt laten bezorgen. Tegen extra betaling kun je aanvullende diensten bijkopen, zoals een extra snellere levering.

Internationale containerverzending

Internationale containerverzending (over zee) zijn vaak langzamer en hebben meer beperkingen voor goederen. Zo mogen spuitbussen en niet-inheemse planten niet met een containerverscheping mee. Ze zijn wel goedkoper.

Internationale luchtvracht

Met internationale luchtvracht worden je pakketten snel geleverd op de eindbestemming. Het is de snelste transportmethode op de markt, maar hier betaal je natuurlijk wel voor. Prijzen worden berekend op basis van op het werkelijke gewicht of het volumegewicht (afhankelijk van welke van de twee het grootst is). Met internationale luchtvracht wordt je pakket binnen 1 tot 3 dagen afgeleverd.

Toptip: Wil je weten waar je klanten vandaan komen – en waar je mogelijk naartoe moet verzenden? Bekijk dan je Geo-locatierapport via Google Analytics.

Waarom is internationaal verzenden duurder dan nationaal verzenden?

Een paar redenen waarom internationaal verzenden duurder is dan nationaal verzenden:

1. Internationale zendingen brengen meer werk met zich mee voor de vervoerder. Er zijn verschillende partijen bij betrokken en je pakket maakt veel kilometers. De eerste stop van je pakket is het sorteerdepot. Daarna wordt het naar het vliegveld gebracht en in een vrachtvliegtuig (of container) geladen. Op de plaats van bestemming gaat het pakket door de douane. Het wordt vervolgens afgegeven aan een partnerkoerier voor de definitieve levering.
2. Als de levering buiten de Europese Unie plaatsvindt, kan het pakket douanekosten met zich meebrengen. Douanekosten zijn de kosten die door een overheid op geïmporteerde goederen worden geheven. Deze kosten verschillen van land tot land en zijn vast, of op waarde-gebaseerd.
3. De door jou gekozen internationale koeriersdienst biedt geen concurrerende prijzen.

Dit brengt ons naar ons volgende punt…

Goedkoop pakket versturen buitenland: Zo voorkom je fouten 

Kies een passende internationale vervoerder

Het lijkt een open deur, maar toch maken veel retailers hier een grote fout. Vooral als ze net beginnen met internationaal verzenden. Gebruik deze tips en vind een betrouwbare leverancier.

• Schrijf op wat je allemaal verlangt van je verzendpartner. Denk ook aan toekomstige behoeften en houd rekening met groei.
• Bedenk welke verzekering jij én je klant nodig hebben. Zorg er altijd voor dat de vervoerder samenwerkt met een betrouwbare verzekeraar. Controleer of de website duidelijke informatie biedt over de verzekeringen. Vraag om verheldering als dat nodig is. Zorg dat je weet:
  • Welke pakketten zijn verzekerd. Sommige pakketten van lagere waarde zijn vaak automatische verzekerd. 
  • Welke verzekering je nodig hebt. Verzekeringsmaatschappijen bieden verschillende verzekeringen aan, afhankelijk van je goederen. De verzekering is verder afhankelijk van het soort product, de waarde, en de bestemming.
  • Of er kanttekeningen zijn. Zoek in het contract naar de kleine lettertjes. Zijn er goederen die niet verzekerd worden? Zijn er goederen die tot een bepaald bedrag verzekerd worden? Zijn er eisen voor de verpakkingen? 
• Lees reviews op TrustPilot, Google My Business, Facebook en Yelp.
• Bekijk vergelijkingssites en lees artikelen over het kiezen van de juiste vervoerder. Ook op ons Sendcloud-blog vind je genoeg artikelen die je helpen bij je keuze. Kom je er niet uit? Neem dan contact op, we helpen je graag.

Zorg ervoor dat je je papierwerk in orde hebt

Slecht ingevuld papierwerk zorgt voor extra kosten en vertragingen. Zorg ervoor dat je commercial invoice en andere douaneverklaringen correct en compleet zijn ingevuld. Let op de waarde van het artikel, het land van oorsprong, en controleer de gegevens van verzender én ontvanger. 

Doe je dit niet, dan ontvang je misschien een boete ontvangen of wordt je pakket langer vastgehouden dan nodig. In het ergste geval wordt het pakket in beslag genomen. Elk land heeft zijn eigen vereisten, dus bekijk ze goed voordat je je pakket op de bus doet.

Internationaal bestellen wordt steeds makkelijker voor consumenten, maar internationaal verzenden vraagt voor online retailers toch wat meer. Een handelsfactuur invullen is namelijk best wat werk. Daarom hebben we het iets makkelijker gemaakt voor je: met deze handige tool vul je het exportdocument zo in. Op deze manier weet je zeker dat je ingevulde formulier aan alle actuele eisen voldoet en dat de gegevens correct zijn ingevuld.

Vul hieronder alle gegevens van je handelsfactuur in en download je kant-en-klare commercial invoice vervolgens gemakkelijk in pdf-formaat!

Weet welke internationale verzendrestricties er gelden 

We zeiden het net al. Als je internationaal verzendt, heb je vaak te maken met beperkingen die niet gelden voor binnenlandse pakketten. En het vervelende is dat deze restricties nog wel eens veranderen. Zorg er daarom voor dat je de juiste bronnen raadpleegt bij het controleren van de vereisten. 

De verzendbeperkingen gaan over de goederen je mag verzenden, het maximale gewicht en andere eisen die per land verschillen. Ze kunnen ook verschillen per internationale vervoerder, dus ga er niet vanuit dat alle vervoerders hetzelfde beleid handhaven.

Je weet nu waar je op moet letten bij internationaal verzenden. Tijd voor de volgende stap: onze beste hacks om je pakket goedkoop te versturen naar het buitenland.

Goedkoop pakket versturen buitenland: De beste hacks 

1. Plan vooruit

Vooruitplannen gaat niet altijd, vooral niet als je snel wilt reageren op een stijgende vraag. Maar als je slim plant, bespaart dit je vaak veel geld.

Denk bijvoorbeeld aan je productaanbod. Zijn er producten waarvoor je een langere levertijd kunt aanbieden? Niet alle klanten willen lang wachten op een levering. Maar als een langere levertijd geen probleem is, kies dan voor containerverschepingen. Je goederen verzenden via containerverschepingen is goedkoper dan luchtvracht. Let wel op dat containerverschepingen andere restricties hebben dan luchtvracht.

Ga ook altijd na wat je concurrentie doet. Concurreer je nog steeds als je kiest voor een langere levertijd? 

2. Kies je internationale verzendpartner nauwkeurig

Werk alleen met betrouwbare internationale verzendbedrijven. Jij en je klant moeten 100% zeker zijn dat ze de beste service nastreven. Altijd.

En let hier ook weer goed naar de kleine lettertjes. Een lowcost-vervoerder rekent misschien veel voor aanvullende diensten die je wel nodig hebt. Daarnaast zijn er vaak onduidelijkheid over aanvullende kosten.

Bekijk review-sites en ontdek hoe een verzendpartner te werk gaat – vanaf het verzenden tot aan de levering. Vraag ook rond in je netwerk. Bekijk tot slot welke vervoerders jouw concurrenten kiezen, en wat de klant betaalt voor de verzending.

Voordat je kiest:

1. Vergelijk je de prijzen
2. Bestudeer je de aanvullende kosten
3. Bekijk je de bezorgsnelheid
4. Ga je na welke diensten ze leveren
5. Weet je welke verzekering ze aanbieden
6. Weet je hoe hun klantenservice werkt

3. Ga voor meerdere internationale vervoerders 

Een derde manier om geld te besparen is door samen te werken met verschillende internationale vervoerders. Soms maakt dit het je verzendproces lastiger, dus kijk goed wat je echte winst is. Sommige vervoerders bieden namelijk goede kortingen aan bij grote pakketten of volumes, of geven een korting op verzending naar bepaalde landen. 

Andere vervoerders focussen zich op snelle levering en bieden hiervoor een goede prijs. Verschillende vervoerders aanbieden is een fijne extra service voor je klanten. Zo beslissen ze zelf wat ze belangrijk vinden.

4. Bereken je internationale verzendkosten 

Het klinkt logisch, maar een goede berekening is nodig om zeker te weten dat je de goedkoopste internationale verzendmethode kiest. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je klant. 

Je totale kosten bestaan uit:

• Kosten van het product
• Verpakkingskosten
• Kosten van de internationale verzending
• Alle administratiekosten
• Belastingen
• Creditcardkosten
• Je winstmarge

5. Verpak je pakket goed

Er is weinig vervelenders dan het ontvangen van een beschadigd product. Het is slecht voor je reputatie en verlaagt de klantloyaliteit. Ook zorgen beschadigde producten vaak voor extra kosten. 

De richtlijnen voor internationaal verzenden, zeggen dat je pakket een val van 1,5 meter moet kunnen doorstaan. Met deze tips doorstaat jouw zending een mogelijke val:

• Zorg voor het juiste formaat doos

Hoe groter het pakket, hoe meer ruimte het in beslag neemt. Grote dozen zijn onverstandig omdat je hier meer voor betaalt. Niet alleen voor de verpakking, maar ook voor het vulmateriaal. Maar kies ook niet voor een te kleine verpakking waar niet genoeg vulmateriaal inpast.

Een passende verpakking is daarnaast minder belastend voor het milieu. Dit is goed voor je bedrijfsethiek en kan ook het aantal conversies en de klantloyaliteit verhogen. Uit ons jaarlijkse consumentenonderzoek blijkt dat consumenten duurzamer worden en bedrijven kiezen die hetzelfde denken over duurzaamheid. Zorg ervoor dat je je duurzame acties duidelijk communiceert op je website en marketingmateriaal.

• Vul de doos met speciaal verpakkingsmateriaal zoals noppenfolie of piepschuim

Gebruik geen kranten of ander gedrukt materiaal, omdat je bij internationaal verzenden soms te maken hebt met internationale censuurregels.

• Gebruik extra versteviging

Plak extra tape over de hoeken om ze te verstevigen. Gebruik geen touw om de doos af te dichten.

Volg tot slot altijd de verpakkingsrichtlijnen van de vervoerder.

Toptip: Zorg dat je genoeg dozen in voorraad hebt. Zo verklein je het risico dat je verpakkingen gebruikt die te groot zijn of de verkeerde afmetingen hebben. Sommige internationale vervoerders bieden gratis verpakkingen aan. 

6. Adresseer je internationale pakket op de juiste manier

Dit klinkt ook weer logisch, maar het gaat vaak fout.

• Adresseer je pakket goed om een ​​mislukte levering te voorkomen. Onthoud dat landen hun eigen conventies hebben als het gaat om het adresseren van pakketten. Controleer alle regels en formaten voordat je verzendt.
• Druk de naam van het land van bestemming in hoofdletters, na de naam van de stad of stad. Schrijf alle namen in het Engels. 
• Voeg geen ISO-codes toe aan de postcodes of plaats- /stadsnamen, zoals FR, D, CH, etc. Dit kan leiden tot fouten en vertragingen in het sorteerproces.

7. Overweeg final-mile of last-mile bezorgservices

Final-mile of last-mile-bezorging verwijst naar het laatste deel van de reis van het pakket. De vervoerder geeft het pakket af bij het lokale postkantoor en vervolgens voltooit  een lokale vervoerder het laatste deel van de levering. 

Dit helpt de lokale toeslagen verlagen en zorgt voor lagere internationale verzendkosten. Het verlengt de bezorgtijd met één of twee dagen. 

8. Maak gebruik van internationale e-documentatie

Elektronische handelsdocumentatie is een geautomatiseerde internationale verzendoplossing. Hiermee kun je je douanedocumentatie elektronisch indienen. Zo verminder je je papierverbruik en printkosten. Controleer eerst of het land van bestemming elektronische handelsdocumentatie accepteert.

9. Kies voor EXW-verzendingsvoorwaarden

EXW-wat? Geen zorgen als je hier nog nooit over hebt gehoord. Veel e-commerce retailers zijn niet bekend met deze verzendvoorwaarden. 

Wat is Ex Works (EXW)?

Ex Works, of EXW is een Incoterm (International Commercial Terms). EXW draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de verzending over aan de koper.  Dit betekent dus het regelen en betalen van verzending, maar ook het beheren van de douane-inklaring. EXW wordt vaak gebruikt om een ​​duidelijke totaalprijs te geven. Dit geeft transparantie aan de koper. 

Als jouw klanten de verantwoordelijkheid nemen voor de verzending en douane, is EXW een slimme keuze om pakketten goedkoper te verzenden. Het enige wat jij als verkoper hoeft te doen, is alle benodigde documenten voor de exportprocessen te verstrekken.

Zowel voor de consument als voor jou zitten er voor- en nadelen aan vast. We geven een paar voorbeelden:

De voordelen van EXW

1. Als je EXW aanbiedt, ziet de koper de exacte prijs van het product. Dit maakt het gemakkelijker voor kopers om webshops te vergelijken. De koper vertrouwt erop dat jij de prijzen niet overdrijft.
2. De koper heeft de volledige controle over de verzending. Sommige consumenten nemen hiervoor graag de verantwoordelijkheid. Ze kiezen daarnaast ook het gewenste serviceniveau en beslissen hoeveel ze willen uitgeven aan bezorging en verzekering. Dit zorgt ervoor dat ze nooit voor vervelende verrassingen komen te staan, zoals extra kosten of een vertraagde levering.
3. De consument neemt de verantwoordelijkheid voor de inklaring. De consument kan wonen op een plek waar lokale kennis van importdouane handig is. Dit geeft ze meer vertrouwen om dit deel van het internationale verzendproces in handen te nemen.

De nadelen van EXW

1. Niet alle consumenten willen deze verantwoordelijkheid. Bij EXW-voorwaarden neemt de consument alle risico’s voor het vervoer en de douane op zich. Als ze geen ervaring hebben of er gaat iets mis, zorgt dit voor extra kosten of vertraging.
2. EXW kan problemen veroorzaken bij de douane, zoals douaneproblemen in het land van herkomst. Als jij niet het juiste papierwerk of een exportvergunning levert, kan dit extra kosten voor de koper betekenen. De consument moet mogelijk bijbetalen als de goederen aan willekeurige douanecontroles worden onderworpen. Het is aan jou de taak om de consument duidelijke en precieze informatie te geven om het proces te vergemakkelijken en het vertrouwen te vergroten. Denk aan documenten zoals de exportvergunning, douaneformulieren en informatie over beperkingen.

10. Kies voor Free On Board (FOB) 

Free on Board of FOB, is te vergelijken met EXW. Helaas betekent Free on Board niet dat je pakket gratis mee mag aan boord. FOB betekent dat de verkoper de volledige verantwoordelijkheid neemt voor het pakket, totdat het klaar is voor transport. De verantwoordelijkheid voor een succesvolle levering wordt verdeeld tussen de verkoper en koper. FOB is vaak alleen beschikbaar voor zeevracht. 

FOB is interessant voor kopers die minder ervaring hebben met douane, import en export. Door FOB in plaats van EXW te gebruiken, hebben ze meer vertrouwen dat hun verzending wordt bezorgd. 

Ook aan FOB zitten voor- en nadelen.

Voordelen van FOB

1. De consument heeft inzicht in de kosten.
2. FOB kan goedkoper zijn dan EXW. Als verkoper kun jij de pakketten goedkoper naar de haven krijgen en inklaren. De consument heeft hier vaak een (kostbare) expediteur voor nodig.
3. De verkoper neemt de verantwoordelijkheid voor de exportdocumenten. Hierdoor zijn beide partijen verzekerd van een snelle service en levering.

De nadelen van FOB

1. Consumenten kunnen de indruk krijgen dat je goederen meer kosten. Hierdoor kan het lijken alsof je prijzen minder scherp zijn. Geef daarom op je website duidelijkheid over alle kosten.
2. Consumenten nemen nog steeds de risico’s van de zending op zich (ook al is het pas nadat het pakket geladen is). Dit is niet voor iedereen geschikt.
3. Stukprijzen kunnen hoger zijn met FOB. Dit betekent niet dat de totale kosten hoger zijn.

11. Kies de juiste internationale pakketverzekering 

Overzeese zendingen zijn vaak gevoeliger voor schade tijdens het transport. Pakketten raken ook sneller kwijt, en dit kan een grote impact hebben op je winstmarges. Zorg ervoor dat je een passende verzekering kiest, vooral bij het verzenden van duurdere artikelen. 

Controleer of er een basisverzekering is. Je wilt niet onnodig bijbetalen. Als je denkt dat de aangeboden verzekering niet genoeg dekt, overweeg dan om de producten extern te verzekeren. Sommige internationale verzendopties hebben een standaardverzekering inbegrepen (tot een bepaald bedrag). 

Als verzendpartner Sendcloud ook aanvullende verzekeringen. Als je meer wilt weten over onze Sendcloud Verzekering, neem dan contact met ons op. Onze verzekeringsdienst dekt je voor elk bedrag. De verzekering is makkelijk in te stellen, transparant en we behandelen alle claims snel en efficiënt.

12. Investeer in goede technologie 

Met het gebruik van de juiste software en tools, bespaar je veel geld. Daarnaast zorgt het voor een betere klantenservice en stroomlijnt het bedrijfsprocessen. 

Gebruik apps of software om processen te automatiseren, de verzendkosten te berekenen, verzendetiketten te drukken, klantvoorkeuren te bewaren en meer. 

Met een goede technologie beheer je ook de gegevens van meerdere internationale vervoerders tegelijkertijd. Zo geef je duidelijke offertes en houd je in de gaten welke leveranciers het beste bij je bedrijf passen. 

Welke internationale vervoerder is de beste?

Helaas is hier geen kant-en-klaar antwoord op. De beste internationale vervoerder is compleet afhankelijk van je eigen zakelijke vereisten, nu en in de toekomst. 

Het goede nieuws is dat internationaal verzenden een groeiende industrie is. Er komen dus continu nieuwe spelers bij. Neem de tijd om je onderzoek te doen en vraag vakgenoten om aanbevelingen.

De beste internationale koeriers bieden een flexibele service, verzenden kleine én grote pakketten, en zenden ter land, ter zee en in de lucht.

Beantwoord deze vragen voordat je een vervoerder kiest:

1. Wat berekent de vervoerder voor alle soorten verzending?
2. Zijn er bijkomende kosten?
3. Dekt de vervoerder alle diensten die ik nodig heb?
4. Zijn er gewichts- of maatbeperkingen?
5. Is het rendabeler om meerdere vervoerders te gebruiken? Denk onder andere aan de landen waarnaar je naartoe wilt verzenden, de leversnelheid die je nodig hebt.
6. Kun je het grootste deel van je zendingen doen met één enkele vrachtvervoerder? Dan kun je misschien volumekortingen krijgen. 
7. Moet je gevaarlijke goederen verzenden? Of producten met andere beperkingen?
8. Hoe is de klantenservice?
9. Wat zijn de traceermogelijkheden?
10. Bieden ze internationale verzendtools aan om bedrijfsprocessen te verbeteren?
11. Is de internationale vervoerder betrouwbaar? Zijn de recensies goed? Zo nee, wat zijn de belangrijkste problemen en zijn ze relevant voor mijn bedrijf?

Dat zijn veel vragen, maar geen zorgen. Schrijf al je vereisten op en begin met je onderzoek. Stel vragen en neem pas een beslissing als je zeker weet dat de vervoerder bij je past.

Wat kost internationaal verzenden en wat is de goedkoopste optie?

De kosten van internationaal verzenden, en welke internationale vervoerder het goedkoopst is, is afhankelijk van je wensen. Via deze vragen ontdek je welke internationale vervoerder het goedkoopst is:

1. Naar welke landen verzend je met je webshop?
2. Wat zijn de afmetingen en gewichten van je goederen?
3. Hoe snel moet de levering zijn? Heb je bijvoorbeeld express-levering nodig?
4. Zijn er douanebeperkingen of -processen waar je rekening mee moet houden?
5. Heb je verpakkingsmateriaal nodig?

Over het algemeen is verzenden over zee het goedkoopst, maar dit duurt wel langer dan verzenden per lucht. Denk daarom aan al je eisen en overweeg samen te werken met meerdere vervoerders (zie punt 3).

Bekijk welke internationale verzendpartners je concurrenten gebruiken, lees casestudies en bekijk reviews op TrustPilot en andere sites.

Goedkoop pakket versturen buitenland: internationaal verzenden met Sendcloud

We zetten de belangrijkste punten nog even voor je op een rijtje:

1. De beste vervoerders voor goedkopere internationale verzending vinden, kan lastig zijn. Maar er zijn veel aanbieders om uit te kiezen, en er komen telkens nieuwe vervoerders bij.
2. De goedkoopste vervoerder vinden is tijdrovend, en een beslissing die je niet zomaar neemt. Een vervoerder helpt je namelijk bij je toekomstige groei, je kostenberekening, en het versterken van je klantrelaties. 
3. Neem daarom de tijd om een ​​duidelijk beeld te krijgen van je zakelijke vereisten voordat je een keuze maakt. Bekijk je korte- en langetermijndoelen. Kijk naar de behoeften van je bedrijf en je klanten, en ontdek hoe deze je internationale verzendstrategie beïnvloeden. Lees recensies van bekende websites en praat met branchegenoten. Met een beetje geduld en onderzoek vind je de juiste internationale vervoerder voor jouw webshop.

En onthoud dat je er niet alleen voor staat. Bij Sendcloud helpen we je de beste en goedkoopste internationale vervoerder vinden. Wil je een keer samen om tafel zitten om te ontdekken wat we voor je kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op. 

Voor nu wensen we je veel succes met je zoektocht, en laat ons vooral weten voor welke vervoerder(s) je kiest!